Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là một vấn đề phổ biến trong quá trình lập hóa đơn. Để giảm thiểu tình trạng này, hãy cùng ACC PRO tìm hiểu cách xử lý khi xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm và các mức xử phạt đi kèm trong trường hợp vi phạm.
Thế nào là hóa đơn xuất sai thời điểm
Dựa trên quy định của Điều 4 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, việc lập hóa đơn là bắt buộc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp khuyến mại, quảng cáo, và các hoạt động biếu tặng, trao đổi, trả thay lương. Hóa đơn phải đảm bảo ghi đầy đủ thông tin theo quy định tại Điều 10 của Nghị định này.
Theo Điều 9 của cùng nghị định, xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là việc lập hóa đơn không đúng thời điểm. Thời điểm cụ thể xuất hóa đơn phụ thuộc vào loại hoạt động kinh doanh cụ thể, và điều này được quy định như sau:
| STT | Hoạt động | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|---|
| 1 | Bán hàng hóa | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. |
| 2 | Cung cấp dịch vụ | – Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. – Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng) |
| 3 | Giao hàng nhiều lần/bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng/bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng |
| 4 | Cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như:+ Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không;+ Cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không;+ Hoạt động cung cấp điện (trừ trường hợp bán điện của các công ty phát điện), nước;+ Dịch vụ truyền hình;+ Dịch vụ bưu chính chuyển phát (gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ);+ Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng);+ Dịch vụ logistic;+ Dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp 5, 6) | Là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ/không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (do các bên tự thỏa thuận) |
| 5 | Dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối |
| 6 | Cung cấp dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế | Cuối mỗi ngày/định kỳ trong tháng, lập chung 01 hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế |
| 7 | Xây dựng, lắp đặt | Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| 8 | Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng trong trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án/tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng: Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền/theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng trong trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu,quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa | |
| 9 | Mua vé máy bay online | Theo thông lệ quốc tế chậm nhất ≤05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử |
| 10 | Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô | Là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| 11 | Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng. |
| 12 | Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử | Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng |
| 13 | Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế |
| 14 | Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ | Là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán |
| 15 | Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh |
| 16 | Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn | Cuối ngày/cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị |
| 17 | Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi |
| 18 | Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn | Cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày |
| 19 | Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng | Là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí hoặc có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí (với trường hợp có 01 hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng) |
>>> Xem thêm: 7 TRƯỜNG HỢP NGƯNG SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm
Dựa vào khoản 8 của Điều 14 trong Thông tư số 219/2013/TT-BTC, việc vi phạm bằng việc xuất hóa đơn sai thời điểm không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Do đó, cả người bán và người mua không cần phải điều chỉnh tờ khai thuế GTGT bổ sung trong trường hợp này.
Trong tình huống xuất hóa đơn sai thời điểm, người bán sẽ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Người bán và người mua thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sự sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán).
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ “Điều chỉnh chỉ tiêu ngày tháng năm của hóa đơn số …ngày…tháng…năm từ ngày tháng năm thành ngày tháng năm”.
Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
Bước 4: Cả người bán và người mua lưu lại biên bản điều chỉnh để sử dụng trong trường hợp cần giải trình sau này.
Mức xử phạt khi xuất hóa đơn điện tử sai thời điểm
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy vào mức độ vi phạm mà doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn điện tử sai thời điểm sẽ bị xử phạt theo mức sau:
| Hành vi | Mức phạt | Căn cứ |
| Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo | Theo điểm a khoản 1 Điều 24 |
| Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ về thuế | 3.000.000 – 5.000.000 VND | khoản 3 Điều 24 |
| Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 02 trường hợp trên) | 4.000.000 – 8.000.000 VND | điểm a khoản 4 Điều 24 |
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACC PRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Xuất hoá đơn sai thời điểm phải làm sao?”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
