Để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc thu thuế thu nhập cá nhân, các quy định về chứng từ khấu trừ thuế đóng vai trò không thể phủ nhận. Chính sách này không chỉ là cơ sở pháp lý quan trọng mà còn là bước đầu tiên để hiểu rõ hơn về quy trình thuế thu nhập cá nhân (thuế tncn) và những yếu tố quyết định sự công bằng trong hệ thống thuế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các quy định quan trọng liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế và tầm quan trọng của chúng đối với cả người đóng thuế và cơ quan thuế.
Chứng từ khấu từ thuế thu nhập cá nhân (thuế TNCN)
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần quan trọng của hệ thống chứng từ theo quy định của pháp luật về thuế. Theo quy định của Điều 3, Khoản 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ được định nghĩa là tài liệu ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Chứng từ này, cùng với các loại khác như biên lai thuế, phí, lệ phí, có thể được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc in ấn.
Đồng thời, quy định tại Điều 25 của Thông tư 11/2013/TT-BTC rõ ràng chỉ ra vai trò của khấu trừ thuế, là quy trình tính trừ số thuế phải nộp từ thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập. Điều này thể hiện tầm quan trọng của chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong việc đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý thuế thu nhập cá nhân.
2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN, theo các quy định trong luật quản lý thuế, đóng vai trò quan trọng trong nhiều mục đích khác nhau, phục vụ cho hoạt động quản lý thuế của cả cá nhân và tổ chức:
- Xác định và xác nhận khoản thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.
- Thể hiện tính minh bạch và rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.
- Cung cấp căn cứ để cá nhân biết liệu họ có nên đóng thuế TNCN không, và liệu mức khấu trừ đã được tính toán đúng hay chưa.
- Là một phần không thể thiếu trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán với cơ quan thuế, như được ghi nhận tại Phụ lục I của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Trong trường hợp tổ chức không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức đã ngừng hoạt động, cơ quan thuế có thể dựa vào cơ sở dữ liệu của mình để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không yêu cầu bắt buộc phải có chứng từ này.
Điều này khẳng định vai trò quan trọng và linh hoạt của chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong việc quản lý và thực thi chính sách thuế.
>>> Xem thêm: LƯƠNG TĂNG CA CÓ ĐƯỢC MIỄN THUẾ TNCN KHÔNG?
Đối tượng được cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một số trường hợp
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điểm 2, Khoản 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có các điểm sau:
- Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Điều này tạo ra sự linh hoạt và đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong việc nhận và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế phù hợp với điều kiện hợp đồng lao động và thời gian làm việc.
Lưu ý: Theo quy định trên, trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì tổ chức, cá nhân không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.
Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Bắt buộc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Theo quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022, các tổ chức và doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc ngưng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng in ấn hoặc tự in như trước đây. Điều này nhấn mạnh sự cần thiết của việc chuyển đổi sang hình thức điện tử để nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý thuế.
2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được quy định như sau:
Khi tiến hành khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức thực hiện khấu trừ hoặc thu thuế cần lập chứng từ hoặc biên lai tương ứng và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc lập chứng từ tại thời điểm thực hiện các hoạt động liên quan đến thuế thu nhập cá nhân và các khoản thuế, phí, lệ phí khác.
3. Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được quy định như sau:
Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
4. Thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Các tổ chức và đơn vị thực hiện khấu trừ thuế có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử mà không cần phải đăng ký hoặc thông báo phát hành, cũng như không bắt buộc phải chuyển dữ liệu điện tử tới Cơ quan Thuế.
Đồng thời, các đơn vị chi trả thu nhập không cần thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua cổng thông tin HCM Tax, theo hướng dẫn được nêu trong Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/CTTPHCM-TTHT về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACC PRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
