Đây là bài viết nhằm giải đáp các thắc mắc về chứng từ kế toán, một khía cạnh quan trọng trong công việc kế toán. Chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm của chứng từ kế toán, những loại chứng từ phổ biến, cũng như các loại chứng từ mà một doanh nghiệp thường cần phải có để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Chứng từ kế toán là gì?
Theo Điều 1, Khoản 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ được định nghĩa là tài liệu sử dụng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Đây bao gồm các loại chứng từ như chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí, có thể được tổ chức theo hình thức điện tử hoặc in ấn, tự in.
Các loại chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các loại chứng từ kế toán được phân loại như sau:
- Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế, bao gồm:
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Biên lai, gồm:
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- Các loại chứng từ khác: Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế, khi có yêu cầu về các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.
>>> Xem thêm: ĐẠI LÝ THUẾ CÓ ĐƯỢC LÀM DỊCH VỤ KẾ TOÁN KHÔNG?
Thời điểm lập chứng từ
Khi thực hiện các hoạt động như khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và thu thuế, phí, lệ phí, các tổ chức phải tuân thủ quy định của Điều 31 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Điều này bao gồm việc lập chứng từ và biên lai để ghi nhận thông tin liên quan đến các giao dịch tài chính này.
Việc lập chứng từ là bước quan trọng nhằm ghi nhận các thông tin cụ thể về quá trình khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và thu thuế, phí, lệ phí. Các thông tin như thu nhập cá nhân, mức thuế được khấu trừ, số tiền thuế thu được, và các chi tiết khác cần được ghi chép đầy đủ và chính xác.
Sau khi lập chứng từ, các tổ chức sẽ tiến hành tạo ra biên lai để ghi nhận rõ ràng số tiền và các thông tin liên quan đến các khoản thu thuế, phí, lệ phí đã được thu. Biên lai cung cấp bằng chứng cho việc giao dịch đã diễn ra và là một phần quan trọng của hệ thống quản lý tài chính của tổ chức.
Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc lập chứng từ và biên lai không chỉ là nhiệm vụ pháp lý mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng niềm tin và uy tín của tổ chức trong mắt cơ quan thuế và các bên liên quan khác.
Nội dung chứng từ
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ như sau:
1. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế
Thông tin cần có trên chứng từ khấu trừ thuế bao gồm:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế.
- Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế.
- Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế.
- Số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu có).
- Quốc tịch của người nộp thuế (nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam).
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn được nhận.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
Trong trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ này sẽ là chữ ký số.
2. Nội dung chứng từ biên lai
Thông tin cần có trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí bao gồm:
- Tên loại biên lai: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai, với ký hiệu mẫu biên lai thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai, và ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
- Số biên lai, ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 0000001 cho biên lai tự in và biên lai đặt in, và bắt đầu từ số 1 cho biên lai điện tử.
- Liên của biên lai, với mỗi số biên lai có từ 02 liên trở lên, trong đó liên 1 lưu tại tổ chức thu, liên 2 giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí.
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
- Tên loại các khoản thuế, phí, lệ phí và số tiền ghi bằng số và chữ.
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký của người thu tiền, với biên lai điện tử thì chữ ký là chữ ký số.
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với biên lai đặt in).
- Biên lai được thể hiện là tiếng Việt, có thể ghi thêm tiếng nước ngoài.
- Chữ số và đồng tiền ghi trên biên lai là số tự nhiên và đồng Việt Nam.
- Trường hợp danh mục phí, lệ phí nhiều hơn số dòng của một biên lai, cần lập bảng kê kèm theo biên lai.
- Các thông tin tạo thêm không được lớn hơn các nội dung bắt buộc trên biên lai.
Đảm bảo các thông tin trên biên lai đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật sẽ giúp tạo sự minh bạch và minh chứng cho các giao dịch tài chính và thuế.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACC PRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Chứng từ kế toán gồm những loại nào theo nghị định 123/2020/NĐ-CP?”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
