Quản lý hóa đơn điện tử đòi hỏi sự hiểu biết và chuyển đổi linh hoạt trong môi trường kinh doanh ngày nay. So với quản lý hóa đơn giấy truyền thống, việc này không chỉ mang lại sự thuận lợi về chi phí mà còn đặt ra nhiều yêu cầu về công nghệ và tuân thủ pháp luật. Hãy cùng khám phá cách quản lý hóa đơn điện tử đúng quy định và hiệu quả trong bài viết sau.
1. Tạo một Email mới để quản lý hóa đơn điện tử
Thay vì sử dụng địa chỉ email chính của công ty để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, nhiều bộ phận kế toán lựa chọn tạo một email riêng dành cho mục đích này. Dưới đây là những ưu điểm và hạn chế của việc này:
Ưu Điểm:
Quản Lý Riêng Tư: Email mới dành cho hóa đơn giúp loại bỏ rủi ro nhầm lẫn với các email khác của công ty, tăng tính chính xác trong quản lý tài chính.
Theo Dõi Dữ Liệu Hiệu Quả: Tính riêng biệt của email này giúp kế toán dễ dàng theo dõi dữ liệu và thực hiện các công việc mua sắm một cách hiệu quả.
Hạn Chế:
Thiếu Chuyên Nghiệp và Thiếu Tin Tưởng: Việc tạo email cá nhân có thể tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp và doanh nghiệp cung cấp có thể yêu cầu xác nhận email nhiều lần để chứng thực, gây phiền toái.
Rủi Ro Mất Dữ Liệu: Tài khoản email cá nhân có thể bị khóa, dẫn đến nguy cơ mất dữ liệu. Kế toán không làm việc tại đơn vị nữa có thể phải sao lưu dữ liệu sang một tài khoản email mới.
Hạch Toán Thủ Công và Nguy Cơ Sai Sót: Việc hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán có thể tạo ra nguy cơ sai sót trong quá trình nhập liệu, đặc biệt khi có sự phụ thuộc vào con người.
Việc lựa chọn sử dụng email riêng cho hóa đơn đầu vào đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa sự thuận tiện và tính chuyên nghiệp trong quá trình quản lý tài chính công ty.
>>> Xem thêm: HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ ĐƯỢC XUẤT GỘP KHÔNG?
2. Nhận Email hóa đơn điện tử sau đó in giấy để lưu trữ
Quản lý hóa đơn điện tử thông qua email thường gặp rủi ro mất dữ liệu và tốn nhiều thời gian trong quá trình kiểm tra. Để đối mặt với thách thức này, nhiều kế toán vẫn ưa chuộng việc in giấy hóa đơn ngay sau khi nhận được email và lưu trữ cùng với hợp đồng mua hàng. Dưới đây là những ưu và nhược điểm của phương pháp này:
Ưu Điểm:
Không Cần Tạo Email Mới: Không đòi hỏi việc tạo email mới để nhận hóa đơn, giảm bớt quy trình phức tạp và tiết kiệm thời gian.
Dữ Liệu An Toàn và Đồng Bộ: Dữ liệu được lưu trữ ở hai đầu mối (email và chứng từ giấy), giảm rủi ro mất mát thông tin và tạo ra một lớp bảo vệ đồng thời.
Nhược Điểm:
Chi Phí In Ấn và Lưu Trữ: Phương pháp này tăng chi phí về giấy in, mực in và lưu trữ vật lý hóa đơn, làm tăng gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp.
Khó Khăn Trong Quản Lý và Tra Cứu: Quản lý nhiều đầu mối thông tin gây khó khăn trong việc tra cứu và kiểm tra hóa đơn, đặc biệt khi cần sự đồng bộ giữa các phiên bản khác nhau.
Thiếu Giải Pháp Kiểm Tra Tính Hợp Lệ: Không có cơ chế tự động để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, do đó tăng nguy cơ nhập sai thông tin.
Hạch Toán Thủ Công trên Phần Mềm Kế Toán: Kế toán vẫn phải thực hiện hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán, tăng khả năng xảy ra sai sót và mất thời gian.
Việc lựa chọn giữa quản lý hóa đơn điện tử qua email và in ấn giấy đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả trong quá trình quản lý tài chính.
3. Chụp ảnh hóa đơn điện tử và quản lý folder trên máy tính
Theo thói quen phổ biến, nhiều kế toán khi nhận hóa đơn đầu vào qua email thường tiến hành kiểm tra nội dung về ngày lập, ngày ký, đơn giá và phát hiện dấu hiệu chỉnh sửa. Sau đó, họ tải hóa đơn về và lưu vào một folder được đặt tên theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp và số hóa đơn.
Ưu Điểm:
Dễ Thao Tác và Phù Hợp với Quy Mô Nhỏ: Phương pháp này dễ thao tác và phù hợp cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ với ít giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất.
Hạn Chế:
Khả Năng Thao Tác Hạn Chế: Không thể thực hiện thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc, làm giảm hiệu quả đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Khó Khăn Trong Tra Cứu và Lọc Hóa Đơn: Không thể lọc tất cả hóa đơn theo cùng một nhà cung cấp khi cần tra cứu, gây khó khăn trong quản lý dữ liệu.
Rủi Ro Sai Sót và Mất Dữ Liệu: Kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường dễ gây sai sót, và nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố.
Nhập Liệu Thủ Công và Quy Trình Rườm Rà: Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán, tạo ra một quy trình rườm rà và tốn thời gian.
Phương pháp này, mặc dù dễ thực hiện, nhưng đối mặt với những hạn chế trong việc quản lý và tra cứu hóa đơn, đặc biệt là khi doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều giao dịch.
4. Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel
Một phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trong lĩnh vực kế toán thường được áp dụng là sử dụng bảng tính Excel. Sau khi nhận hóa đơn qua email, kế toán tiến hành nhập liệu thủ công lên bảng tính và liên kết mã tra cứu với hòm thư điện tử.
Ưu Điểm:
Phù Hợp với Thói Quen Sử Dụng Excel: Phương pháp này đáp ứng thói quen sử dụng bảng tính Excel của kế toán, giúp họ làm việc một cách thuận lợi.
Phù Hợp với Doanh Nghiệp Quy Mô Nhỏ: Đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ với lượng giao dịch không quá lớn.
Hạn Chế:
Nguy Cơ Nhập Liệu Sai Sót: Việc nhập tay dữ liệu từ email vào bảng tính có thể dẫn đến sai sót, nhập thừa hoặc thiếu hóa đơn, gây hiểm họa cho tính chính xác của dữ liệu.
Khó Tra Cứu và Đối Chiếu: Quản lý hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tính có thể trở nên khó khăn, đặc biệt khi cần tra cứu nhanh chóng.
Thiếu Phương Pháp Kiểm Tra Tính Hợp Lệ: Không có cơ chế tự động để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, tăng nguy cơ nhập sai thông tin.
Nguy Cơ Mất Dữ Liệu hoặc Sai Số Khi Nhập khẩu: Trong quá trình nhập khẩu bảng tính lên phần mềm kế toán, có nguy cơ mất dữ liệu hoặc phát sinh sai số.
Tốn Thời Gian Kiểm Tra và Đối Chiếu: Quy trình kiểm tra, đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc có thể đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
Dữ Liệu Lưu Trữ Không Đồng Nhất: Dữ liệu được lưu trữ tại nhiều nguồn, không đồng nhất, gây khó khăn trong việc quản lý và truy xuất thông tin.
Mặc dù có ưu điểm về sự thuận tiện và linh hoạt, nhưng cần xem xét kỹ lưỡng nhược điểm để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hóa đơn.
5. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Theo quy định của Tổng cục Thuế: toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp.
Do đó việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp.
Giải pháp sử dụng công nghệ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Kế toán nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm sau đó phần mềm tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Sau đó thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập khẩu, hạch toán lên phần mềm kế toán mà kế toán không cần nhập tay hay nhập file excel như trước.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian nhận, phân loại email thủ công
- Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
- Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán. Quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hóa đơn khi cần
Lưu ý:
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín có nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACCPRO chia sẻ để giúp bạn biết được “5 cách quản lý hoá đơn điện tử dễ dàng”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
