Việc xuất hóa đơn đầu ra không đúng quy định và quy tắc của pháp luật có thể khiến doanh nghiệp gặp phải rất nhiều rắc rối với cơ quan thuế. Chính vì thế mà khi chuẩn bị xuất hóa đơn đầu ra kế toán của doanh nghiệp cần nắm được các quy định hiện hành về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ dưới đây.
3 nguyên tắc mà mọi kế toán cần biết khi chuẩn bị xuất hóa đơn đầu ra cho doanh nghiệp
3 quy tắc về hóa đơn đầu ra cho doanh nghiệp dưới đây đều được quy định tại thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC.
Nguyên tắc 1 khi xuất hóa đơn đầu ra là cẩn thận nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Cẩn thận nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tức là theo quy định hiện hàng các các tổ chức, hộ kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn ở Thông tư.
Lưu ý, tổ chức, hộ kinh doanh bán hàng phải lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, hãng mẫu, hàng hóa/dịch vụ sử dụng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
Sau cùng thì nội dung trên hóa đơn đầu ra theo nguyên tắc 1 phải đảm bảo:
- Thể hiện đúng và rõ ràng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Không bị tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
- Không sử dụng khác màu mực, sử dụng mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
- Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên phần chữ in sẵn.
- Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính thì không phải gạch chéo phần trống.
- Nếu người mua không lấy hóa đơn, kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn”.
Nguyên tắc 2 khi xuất hóa đơn đầu ra là liên của hóa đơn phải trùng khớp
Với những kế toán chưa có kinh nghiệm cần chú ý, các loại hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, một nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra quan trọng là nội dung trên hóa đơn phải được thống nhất giữa các liên có cùng một số. Nhưng riêng với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải hành khách, các loại tem – vé – thẻ,… khi lập hóa đơn được phép thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết các hóa đơn thực tế đã lập.
Nguyên tắc 3 khi xuất hóa đơn đầu ra là phải lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Nguyên tắc thứ 3 này áp dụng riêng cho tổ chức, hộ kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm và cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in, có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong hệ thống thì phải phân bổ số lượng hóa đơn cho từng cơ sở. Các cơ sở trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi hóa đơn được phân bổ.
Ngoài ra, các đơn vị cũng như hộ kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm và cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ 1 máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Trong đó, thứ tự của hóa đơn được được tính từ nhỏ đến lớn đối với hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
Hãy đảm bảo là kế toán của doanh nghiệp bạn nắm vững được những nguyên tắc quan trọng này trong việc xuất hóa đơn đầu ra cho công ty, vì chỉ cần một sai sót nhỏ cũng đem lại những hậu quả lớn cho việc kinh doanh của công ty.
Mọi thắc mắc về hóa đơn đầu ra cho doanh nghiệp cũng như chọn dịch vụ kế toán trọn gói để hoàn tất những loại hóa đơn “Khó” cho doanh nghiệp nhanh chóng liên hệ với ACC PRO để được tư vấn nhanh chóng, yên tâm là miễn phí tư vấn cho đến khi bạn chọn dịch vụ để hoàn thiện.
