Việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ là một khía cạnh quan trọng mà các doanh nghiệp luôn đặt ra để giảm thiểu rủi ro và tránh sai sót không mong muốn. Bài viết này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hiểu rõ về quy định thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết cho từng trường hợp cụ thể.
1. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán hàng hóa
Đối với doanh nghiệp bán hàng hóa, quy định thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ là khi công việc cung cấp dịch vụ hoàn tất cho khách hàng, mà không quan trọng việc đã thu được thanh toán hay chưa.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ được xác định khi có sự thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng dịch vụ, ví dụ như các lĩnh vực kế toán, tư vấn tài chính, thuế, kiểm toán, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng).
2. Trường hợp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Khi doanh nghiệp bán hàng hóa có quy trình giao hàng đa lần hoặc cung cấp dịch vụ theo từng phần, từng công đoạn, thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải đồng thời đi kèm việc lập hóa đơn điện tử. Trong hóa đơn này, cần phản ánh chính xác về khối lượng và giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ được giao tại từng giai đoạn tương ứng.
3. Các loại doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh được lập hóa đơn điện tử theo kỳ
Các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên, cần phải có thời gian đối soát giữa nhà cung cấp và khách hàng như:
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho ngành vận tải hàng không;
- Dịch vụ cung ứng nhiên liệu cho ngành hàng không;
- Dịch vụ cung cấp điện, nước;
- Dịch vụ truyền hình;
- Dịch vụ bưu chính chuyển phát;
- Dịch vụ viễn thông;
- Dịch vụ logistic;
- Dịch vụ công nghệ thông tin.
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên, chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Kỳ quy ước để tính lượng hàng hóa, dịch vụ sẽ căn cứ vào thỏa thuận giữa doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ với khách hàng.
>>> Xem thêm: TRƯỜNG HỢP NÀO CẦN PHẢI HUỶ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
4. Thời điểm lập HĐĐT cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin là khi quá trình đối soát dữ liệu theo hợp đồng kinh tế giữa các bên đã hoàn tất, và không chậm quá một tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ. Trong trường hợp bán thẻ trả trước và thu cước hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà không yêu cầu xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ thực hiện tổng hợp doanh thu phát sinh cuối mỗi ngày hoặc theo định kỳ trong tháng. Sau đó, họ sẽ lập một hóa đơn chung cho người mua không yêu cầu xuất hóa đơn.
5. Doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt và tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt
Thời điểm lập hóa đơn điện tử xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện quá trình nghiệm thu và bàn giao công trình, hạng mục công trình, hoặc khi hoàn thành thi công lắp đặt, mà không quan trọng việc đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng
- Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao cho khách hàng;
- Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
6. Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp cho người tiêu dùng nhưng hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính
Nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, vào cuối ngày, cơ sở kinh doanh sẽ tổng hợp dữ liệu từ phiếu tính tiền, được lưu trữ trên hệ thống máy tính tiền tại các cửa hàng. Điều này giúp ghi nhận tổng doanh thu trong ngày và lập một hóa đơn chung. Ngược lại, trong trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn, cơ sở kinh doanh sẽ lập hóa đơn ngay tại thời điểm in phiếu tính tiền để giao cho khách hàng.
7. Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng
Thời điểm lập hóa đơn trong ngành kinh doanh xăng dầu là khi quá trình bán xăng dầu hoàn tất theo từng giao dịch. Doanh nghiệp này, thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và không có mã cơ quan thuế, cần đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch, đặc biệt là đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
8. Cơ sở kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm để tính tiền theo quy định của pháp luật
Khi chuyến đi bằng xe taxi kết thúc, đơn vị kinh doanh vận tải hành khách sử dụng phần mềm tính tiền sẽ tự động gửi thông tin về chuyến đi cho khách hàng và cũng gửi lên cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. Thông tin này bao gồm tên đơn vị kinh doanh, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi và tổng số tiền khách hàng phải trả.
Trong trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn, họ có thể cập nhật thông tin xuất hóa đơn trực tiếp vào phần mềm hoặc thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ. Đơn vị kinh doanh sẽ dựa vào thông tin khách hàng cung cấp để gửi hóa đơn và đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
9. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa ủy thác nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu
Theo quy định tại Điểm a, Khoản 3, Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác đã thanh toán thuế GTGT tại khâu nhập khẩu, thì họ sẽ sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho đơn vị ủy thác nhập khẩu.
Trong trường hợp chưa thanh toán thuế, khi trả hàng cho đơn vị ủy thác nhập khẩu, đơn vị chỉ lập phiếu xuất kho kèm theo vận chuyển nội bộ, được sử dụng như một chứng từ lưu thông trên thị trường.
10. Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý trong việc khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền và có lưu trên hệ thống CNTT
Trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì cuối ngày cơ sở kinh doanh tổng hợp thông tin khám chữa bệnh và thông tin phiếu thu tiền làm căn cứ để ghi nhận doanh thu và lập chung một hóa đơn cho dịch vụ trong ngày.
Trường hợp khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn thì cơ sở kinh doanh tiến hành lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACCPRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Xác định thời điểm lập hoá đơn điện tử”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
