Khi sử dụng hóa đơn điện tử, không thể tránh khỏi những sai sót có thể dẫn đến việc phải hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải tất cả các kế toán đều hiểu rõ về quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này. Bài viết dưới đây của ACCPRO với mục tiêu cung cấp thông tin về các trường hợp hủy hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 10 của Điều 3 trong Nghị định 123, việc hủy hóa đơn và chứng từ là quá trình khiến chúng không còn giá trị sử dụng.
Để phân biệt rõ ràng, người nộp thuế cần hiểu sự khác biệt giữa hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 11 cùng Điều 3. Tiêu hủy hóa đơn và chứng từ điện tử đòi hỏi việc loại bỏ chúng hoàn toàn khỏi hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tìm thấy bất kỳ thông tin nào từ hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai biện pháp khác nhau, với quy trình thực hiện riêng biệt để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ theo quy định pháp luật.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Đầu tiên, tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
…
Đồng thời, tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
…
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
…
Như vậy, theo quy định trên thì các trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, bao gồm:
- Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót. Lúc này cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền nhưng nếu phát sinh trường hợp chấm dứt hoặc hủy cung cấp dịch vụ thì hóa đơn điện tử đã phát hành vẫn sẽ bị huỷ.
Doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?
Theo Điều 16 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp khi doanh nghiệp dừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Khi doanh nghiệp ngừng có hiệu lực mã số thuế.
- Khi doanh nghiệp được cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Khi doanh nghiệp thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Khi có thông báo từ cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
- Khi có vi phạm sử dụng hóa đơn điện tử để giao dịch hàng hóa không hợp pháp hoặc vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, được cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Khi có hành vi lập hóa đơn điện tử để gian lận, chiếm đoạt tài sản của tổ chức hoặc cá nhân, được cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Khi cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh khi phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện.
- Khi cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập với mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACCPRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Trường hợp nào cần phải huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
