Hóa đơn đầu vào đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc ghi nhận các giao dịch của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc mất mát hóa đơn có thể xảy ra trong quá trình quản lý, và điều này đôi khi gây ra những vấn đề phức tạp. Vậy mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu?
Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào
Để xử lý tình huống khi mất, cháy, hoặc hỏng hóa đơn sau khi người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định, bên bán và bên mua cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc
Trong biên bản cần rõ ràng ghi nhận thông tin của liên 1 của hóa đơn, bao gồm thông tin về người bán hàng, thông tin về việc khai và nộp thuế (nếu có). Biên bản này cần được ký kết và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật, đồng thời cần đóng dấu (nếu có) để có giá trị pháp lý.
Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hoá đơn mẫu BC21/AC (Nộp cho cơ quan thuế)
Bước tiếp theo là thực hiện việc lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC. Điều này có thể được thực hiện thông qua phần mềm HTKK và nộp qua mạng, hoặc làm bản cứng và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Quá trình này đảm bảo rằng cơ quan thuế được thông tin đầy đủ về tình trạng của hóa đơn để xử lý theo quy định pháp luật.
Bước 3: Sao chụp liên 1 của hóa đơn và giao cho người mua
Sau khi hoàn thành các bước trên, người bán cần sao chụp liên 1 của hóa đơn và ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật, đồng thời đóng dấu (nếu có) trên bản sao này. Bản sao hóa đơn này sẽ được giao cho người mua để thay thế hóa đơn gốc.
Người mua sẽ sử dụng bản sao này kèm theo biên bản ghi nhận mất, cháy, hỏng liên 2 của hóa đơn để sử dụng trong quá trình kế toán và kê khai thuế. Đồng thời, cả bên bán và bên mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trong biên bản và bản sao hóa đơn.
>>> Xem thêm: HOÁ BỊ CƠ QUAN THUẾ BỊ TỪ CHỐI CẤP MÃ KHI NÀO?
Mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu
1. Mức phạt mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành
Theo Điều 25 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập sẽ bị xử phạt như sau:
- Phạt cảnh cáo: Đối với việc khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn sau khi quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: Đối với các trường hợp khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn sau khi quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, trừ trường hợp đã quy định ở khoản 1 của Điều này.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Đối với một trong các hành vi sau đây:
- Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn sau khi quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, tính từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định.
- Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.
2. Mức phạt mất hóa đơn đã thông báo phát hành
Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:
Các hành vi phạt cảnh cáo
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
- Làm mất, cháy hỏng hóa đơn đầu vào đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sau, xóa bỏ này.
Các hành vi mất hóa đơn bị phạt tiền
Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với các hành vi sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng với các hành vi sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa lập;
- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào đã lập nhưng chưa khai thuế;Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo đã nêu ở trên.
Lưu ý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành không áp dụng xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.
Quy định hiện hành yêu cầu xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào đã nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ.
Xử phạt trong trường hợp là lỗi của bên thứ 3
Khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng do lỗi của bên thứ ba:
- Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt;
- Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.
Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACC PRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Làm mất hoá đơn đầu vào có mức phạt ra sao? – năm 2024”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
