Giấy đề nghị thanh toán là một loại giấy tờ quan trọng và được doanh nghiệp thường xuyên xử dụng, tuy nhiên vẫn không ít người làm kế toán chưa thật sự hiểu và viết ra được một mẫu giấy thanh toán đúng chuẩn.
Vậy giấy đề nghị thanh toán là gì ??
Hiểu một cách đơn giản thì giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ được dùng khi một cá nhân đã chi một khoản tiền phục vụ cho doanh nghiệp như tạm ứng đi công tác, mua sắm tài sản trang thiết bị,…nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng và sẽ tổng hợp các khoản thực chi (có chứng từ kèm theo) để được thanh toán, kế toán ghi vào sổ kế toán và hạch toán cuối kỳ.
Tuy nhiên giấy đề nghị thanh toán chỉ được tính là hợp lệ và được xét duyệt khi cá nhân tự bỏ tiền của mình chi cho những công việc phục vụ cho doanh nghiệp mà có được sự đồng ý, chỉ đạo nhiệm vụ của cấp trên. Nếu cá nhân tự ý chi tiền mà không theo sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó không hợp lệ và sẽ không được chấp nhận thanh toán.
Doanh nghiệp mới thành lập nên chú ý là nếu chậm trễ trong việc trả tiền lương cho người lao động thì người lao động có thể sử dụng giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu phía doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho mình, đảm bảo quyền lợi hợp pháp.
Cách viết giấy đề nghị thanh toán mà kế toán nên biết
Hiện nay có rất nhiều mẫu giấy thanh toán được quy định trong các thông tư do Bộ Tài chính ban hành nhưng nhìn chung giấy đề nghị thanh toán được xem là hợp lệ sẽ phải bao gồm một số thông tin được ghi như sau:
=> Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán được ghi phía bên trái
=> Họ tên, bộ của cá nhân đề nghị thanh toán
=> Nội dung thanh toán sẽ bao gồm các mục như
- Phương thức thanh toán: Người thanh toán có thể thanh toán bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt. Nếu lựa chọn phương thức thanh toán là chuyển khoản thì phải ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng của người nhận tiền.
- Nguồn kinh phí: có thể là chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí quản lý dự án…
- Tổng số tiền ghi trên giấy đề nghị thanh toán ghi cả số và chữ để tránh sai sót
- Số lượng chứng từ gốc kèm theo và bản sao hóa đơn chứng từ (nếu có)
- Sau khi ứng tiền mua hàng hoặc sau khi chi tiền cho những nhiệm vụ của doanh nghiệp cần lập giấy đề nghị thanh toán. Sau đó, giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển cho kế toán kiểm tra và ghi ý kiến đề nghị lên giám đốc doanh nghiệp (hoặc người có thẩm quyền) để duyệt khoản chi. Căn cứ vào quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục xuất quỹ chi trả.
3 mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất hiện nay cho các doanh nghiệp
Mẫu 1: Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính
Mẫu này được quy định theo chế độ kế toán theo thông tư 200 áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh và thành phần kinh tế, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tùy theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng thông tư này.
=> Mẫu giấy
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày tháng năm
Kính gửi:
Họ và tên người đề nghị thanh toán:
Bộ phận:
Nội dung thanh toán:
Số tiền:
Mẫu 2: Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính
Mẫu này được áp dụng theo thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (bao gồm cả các doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế., hướng dẫn các nguyên tắc ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính.
=> Mẫu giấy
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày tháng năm
Kính gửi:
Họ và tên người đề nghị thanh toán:
Bộ phận:
Nội dung thanh toán:
Số tiền:
Mẫu 3: Mẫu giấy đề nghị thanh toán ban hành theo Phụ lục Thông tư 79/2019/TT-BTC
=> Mẫu giấy
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày tháng năm
Họ tên người thanh toán:
Bộ phận (hoặc địa chỉ):
Đề nghị thanh toán tạm ứng theo bảng dưới đây:
Mẫu 4: Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC
=> Mẫu giấy
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày tháng năm
Họ tên người thanh toán:
Bộ phận (hoặc địa chỉ):
Đề nghị thanh toán tạm ứng theo bảng dưới đây:
Có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình thực hiện mẫu giấy đề nghị thanh toán trên bạn có thể nhanh chóng liên hệ với ACC PRO để được hỗ trợ nhanh nhất có thể
