Trong hoạt động kinh doanh, các chi phí liên quan đến việc quản lý tài khoản ngân hàng và phí chuyển tiền qua ngân hàng là những khoản chi phí không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định kế toán, doanh nghiệp cần nắm rõ cách hạch toán các khoản phí này. Vậy làm thế nào để hạch toán phí quản lý tài khoản ngân hàng và phí chuyển qua ngân hàng một cách chính xác? Hãy cùng ACC PRO tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn có hệ thống sổ sách minh bạch và chuẩn mực.
Phí chuyển tiền qua ngân hàng hạch toán vào tài khoản 642 hay 635?
Khi hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng, kế toán thường gặp khó khăn trong việc xác định nên sử dụng tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hay tài khoản chi phí tài chính (TK 635). Để có quyết định đúng, kế toán cần hiểu rõ đặc điểm của từng tài khoản:
- Tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Phản ánh các chi phí chung của doanh nghiệp, bao gồm lương nhân viên quản lý, các khoản bảo hiểm, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng nợ khó đòi, và dịch vụ bên ngoài.
- Tài khoản chi phí tài chính (TK 635): Ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính, như chi phí đầu tư, chi phí vay vốn, lỗ từ chuyển nhượng chứng khoán, và chi phí giao dịch chứng khoán.
Kế toán có thể nhầm lẫn giữa hai tài khoản này do hoạt động ngân hàng liên quan đến tài chính, nhưng thực tế, phí chuyển tiền là chi phí phát sinh trong quá trình giao dịch. Do đó, hạch toán vào tài khoản 635 sẽ không phản ánh đúng bản chất chi phí.
Kết luận: Kế toán nên sử dụng TK 642 để ghi nhận phí chuyển tiền qua ngân hàng.
Nguyên tắc hạch toán tài khoản 642
Tài khoản 642 dùng để phản ánh toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm:
- Lương và phúc lợi: Tiền lương, các khoản phụ cấp cho nhân viên quản lý.
- Bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và các khoản kinh phí công đoàn.
- Vật liệu và công cụ: Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ dụng cụ, và khấu hao tài sản cố định cho mục đích quản lý.
- Chi phí khác: Tiền thuê đất, thuế môn bài, chi phí dịch vụ (như điện, nước, điện thoại), chi phí tiếp khách, hội nghị, và phí chuyển tiền ngân hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của Luật thuế TNDN. Những chi phí có hóa đơn hợp lệ sẽ không được ghi giảm chi phí kế toán mà sẽ điều chỉnh trong quyết toán thuế để tăng số thuế phải nộp.
Tài khoản 642 nên được mở chi tiết theo từng loại chi phí. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng ngành, doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản phụ để phản ánh cụ thể hơn.
Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ của tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng
Khi doanh nghiệp nhận thông báo thu phí dịch vụ chuyển tiền, phí giao dịch, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Trường hợp 1: Khi chi tiền qua ngân hàng và chịu phí chuyển khoản:
- Nợ TK 6428 (Số phí chuyển tiền, phí dịch vụ)
- Nợ TK 133 (thuế GTGT liên quan đến phí chuyển tiền)
- Có TK 112 (tổng số tiền)
Trường hợp 2: Khi thu tiền qua ngân hàng và có phí chuyển khoản:
- Nợ TK 112 (Số tiền thực thu sau khi trừ phí)
- Nợ TK 6428 (Số phí chuyển tiền, phí dịch vụ)
- Nợ TK 133 (thuế GTGT liên quan đến phí chuyển tiền)
- Có TK 131, TK 138 (Số tiền phải thu qua ngân hàng)
Lưu ý: Phí chuyển tiền qua ngân hàng chịu thuế GTGT. Nếu doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế này và tính vào chi phí hợp lý cho thuế TNDN, cần yêu cầu hóa đơn phí dịch vụ từ ngân hàng. Cuối tháng, ngân hàng sẽ cung cấp giấy báo nợ với nội dung “Phí chuyển tiền”. Một số doanh nghiệp chọn cách hạch toán toàn bộ phí chuyển tiền (bao gồm VAT) vào TK 642 mà không ghi nhận TK 133, để tiết kiệm thời gian kê khai.
Khi nào doanh nghiệp phải chịu phí chuyển tiền ngân hàng?
Doanh nghiệp phải chịu phí chuyển tiền trong các trường hợp sau:
- Chuyển tiền giữa các ngân hàng khác nhau: Khi thực hiện giao dịch giữa hai ngân hàng, phí thường áp dụng.
- Chuyển tiền quốc tế: Phí thường cao hơn chuyển tiền nội địa và có thể bao gồm phí chuyển đổi ngoại tệ.
- Chuyển tiền nhanh/ưu tiên: Dịch vụ này thường có mức phí cao hơn so với chuyển tiền thông thường.
- Chuyển tiền qua ATM hoặc Internet Banking: Phí có thể áp dụng tùy theo chính sách ngân hàng.
- Số lượng giao dịch vượt hạn mức miễn phí: Nếu vượt quá giới hạn giao dịch miễn phí trong một thời gian, phí sẽ được tính.
- Giao dịch đặc biệt: Các giao dịch yêu cầu xử lý đặc biệt cũng có thể phát sinh phí.
Doanh nghiệp cần chú ý rằng mức phí có thể khác nhau tùy theo ngân hàng và loại tài khoản, do đó nên tham khảo bảng phí để hiểu rõ chi phí và lựa chọn dịch vụ phù hợp.
Việc hạch toán phí quản lý tài khoản ngân hàng và phí chuyển qua ngân hàng đòi hỏi sự chính xác và nắm vững quy trình kế toán. Khi được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp không chỉ quản lý tài chính hiệu quả mà còn hạn chế các sai sót trong báo cáo tài chính. Hãy đảm bảo luôn cập nhật và áp dụng những quy định mới nhất để việc hạch toán trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
