Nếu như trong phần 1 chúng ta đã tìm hiểu về các loại hồ sơ kế toán thuế phải lưu giữ cũng như cách lưu giữ sao cho an toàn và hiệu quả nhất thì trong phần 2 này chúng ta sẽ đi tìm hiểu nốt cách lưu giữ, nơi lưu giữ, thời gian lưu giữ cũng như nắm được các mức phạt trong việc lưu giữ hồ sơ kế toán thuế không đúng với quy định của pháp luật nhé, giờ thì cùng ACC PRO nhanh chóng tìm hiểu nào.
Cách bảo quản, lưu trữ tài liệu hồ sơ kế toán thuế an toàn – hiệu quả cho doanh nghiệp
Cách thứ tư: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Nơi lưu trữ tài liệu hồ sơ kế toán thuế an toàn cho doanh nghiệp
- Tài liệu kế toán thuế của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó.
- Tài liệu kế toán thuế của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam. Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán thuế của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
- Tài liệu kế toán thuế của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.
- Tài liệu kế toán thuế của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách thành 02 hay nhiều đơn vị mới:
- Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới.
- Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định.
- Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
- Tài liệu kế toán thuế của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.
- Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Thời hạn lưu trữ tài liệu hồ sơ kế toán thuế của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật
Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán thuế của doanh nghiệp tối thiểu 5 năm
Tài liệu kế toán thuế dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không làm căn cứ kê khai tính thuế, không trực tiếp hạch toán ghi sổ kế toán như Hợp đồng kinh tế, Báo giá, Đơn đặt hàng, …
Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán thuế của doanh nghiệp tối thiểu 10 năm
- Tài liệu kế toán sử dụng làm căn cứ kê khai tính thuế, hạch toán ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như Hóa đơn, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ,…
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
Tài liệu hồ sơ kế toán thuế của doanh nghiệp phải lưu trữ vĩnh viễn
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
Xử phạt vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu hồ sơ kế toán thuế của doanh nghiệp
Có 3 mức phạt chính mà anh chị cần phải nắm khi vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập:
- Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định
- Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ
- Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định
- Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự
- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Mọi khó khăn trong quá trình lưu giữ hồ sơ cũng như kê khai, báo cáo hò sơ thuế anh chị có thể tìm đến ACC PRO để được tư vấn miễn phí !!
