Sắp xếp chứng từ quan trọng cho doanh nghiệp không còn là trách nhiệm bắt buộc của kế toán mà nó phải là kỹ năng mang tính đỉnh cao của nghề nghiệp.
Biết cách sắp xếp các loại chứng từ kế toán thuế quan trọng cho doanh nghiệp một cách khoa học giúp ích rất lớn trong việc giúp tạo cho công ty một nề nếp làm việc chuyên nghiệp và luôn trong tư thế sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình doanh nghiệp phải kê khai sổ sách giấy tờ cho cơ quan thuế.
Cách sắp xếp chứng từ quan trọng cho doanh nghiệp không phải ai cũng làm được
Sắp xếp chứng từ quan trọng cho doanh nghiệp cần được tuân theo những nguyên tắc cụ thể chứ không phải bạ đâu làm đó. Những kinh nghiệm thực chiến trong suốt 10 năm làm nghề dịch vụ kế toán thuế cho hơn 100 doanh nghiệp của ACC PRO sẽ giúp những chứng từ quan trọng của doanh nghiệp luôn được sắp xếp một cách chuyên nghiệp nhất.
=> Sắp xếp chứng từ gốc trước
Các chứng từ gốc nên được sắp xếp đầu tiên trong bảng kê khai thuế đầu ra đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hoá đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho Cơ quan Thuế hàng kỳ.
Những chứng từ đính kèm chứng từ gốc bạn nên sắp xếp, lưu trữ như sau: Hoá đơn bán ra nên kẹp cùng với chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có… Ngoài ra có thể kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng. Sau đó đến hoá đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như uỷ nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng và sau cùng là phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý nếu có…
=> Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế
Sau chứng từ gốc là báo cáo nộp cho cơ quan thuế, các loại báo cáo Thuế cho cơ quan Thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân loại theo năm để dễ tìm kiếm nhất.
=> Hợp đồng và các chứng từ liên quan
Sau báo cáo nộp cho cơ quan thuế là những hợp đồng và các chứng từ liên quan quan vô cùng quan trọng. Bạn nên tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại có thể lưu tại bộ phận khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
=> Chứng từ lương
Chứng từ lương cũng quan trọng không kém những chứng từ trên nên cần được sếp vào tiếp theo với các loại chứng từ lương, nạn nên chia file để lưu các bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và một file riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm.
=> Phiếu nhập kho, xuất kho
Những loại phiếu này rất dễ nhầm lẫn và thất lạc nếu bạn không sắp xếp chúng cẩn thận
=> Chứng từ thanh toán
Các chứng từ thanh toán cũng quan trọng như các loại phiếu nhập và xuất kho ở trên.
=> Chứng từ của Tiền và các khoản tương đương tiền
Tốt nhất là bạn nên tạo một Folder chia các file ra để lưu tài liệu chứng từ của Tiền và các khoản tương đương tiền cụ thể để khỏi nhầm lẫn
=> Chứng từ tài sản của doanh nghiệp
Các chứng từ tài sản của công ty nên lưu trữ và sắp xếp riêng cho 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:
=> Chứng từ công nợ
Hồ sơ công nợ, bạn nên sắp xếp và lưu trữ theo một file riêng. Đồng thời chia nhỏ thành các file cụ thể.
=> Chứng từ pháp lý
Dù được sếp cuối cùng nhưng đây là loại chứng từ quan trọng nên bạn cần sắp xếp khoa học và hợp lý. Bạn nên chia theo Folder riêng để dễ tìm kiếm và quản lý.
Bạn thấy đấy, cách sắp xếp chứng từ quan trọng cho doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được. Nó thể hiện khả năng làm việc của bạn ngăn nắp, gọn gàng trong công việc. Hy vọng bài viết trên của ACC PRO có thể giúp ích cho bạn cũng như doanh nghiệp đạt được nhiều hiệu quả hơn.
