Kể từ khi hóa đơn điện tử được sử dụng thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thể nào nắm hết những thông tin về khái niệm, cách sử dụng cũng như điều chỉnh khi có sai xót. Do đó thông qua nhiều phần bài viết liên quan đến chủ đề này ACC PRO hy vọng có thể giúp quý doanh nghiệp phần nào tháo gỡ được những thắc mắc còn tồn động để tăng tốc việc sử dụng loại hóa đơn này nhiều hơn trong thời gian tới.
14 điều cần ghi nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2022
Để có thể sử dụng cũng như chỉnh sửa được những thông tin quan trong trên hóa đơn điện tử thì trước tiên quý doanh nghiệp cần hiểu hóa đơn điện tử là gì đã và cụ thể những điều cần phải biết sau:
1 – Hóa đơn điện tử là gì ?? (HĐĐT)
Nối một cách ngắn gọn và dễ hiểu thì hóa đơn điện tử chính là những chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập phải tiến hành ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì bằng giấy như trước đây.
Hóa đơn điện tử bao gồm 2 loại chính là:
– HĐĐT có mã: Đây là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
– HĐĐT không có mã: Hóa đơn này do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2 – Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp so với hóa đơn giấy
– Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ là: Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được HĐĐT do người bán cung cấp. Cũng như sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,…). Đồng thời diúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
Bên cạnh đó còn khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Hơn nữa sử dụng HĐĐT tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ vì họ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.
– Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ là: Thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi. Cũng như giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.
– Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan: Giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn cũng như kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế. Từ đó góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,…Cũng như ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
3 – Những nhóm đối tượng bắt buôc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022
Kể từ ngày 01/7/2022, theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng HĐĐT, sẽ bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam cũng như chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
- Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
4 – Vậy khi nào hộ kinh doanh cần sử dụng hóa đơn điện tử ??
Để trả lời câu hỏi này, ACC PRO xin được căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT.
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ HĐĐT theo từng lần phát sinh.
10 điều cần biết còn lại ACC PRO sẽ bổ sung trong những phần tiếp theo của bài viết liên quan đến vấn đề này, bạn đừng bỏ lỡ nhé.
