Nội dung hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành bao gồm những tiêu thức nào bắt buộc và những tiêu thức nào không bắt buộc? Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh khi đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo về mặt nội dung để hóa đơn hợp lệ, hợp pháp. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hướng dẫn chi tiết đối với từng trường hợp.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử sẽ bao gồm những tiêu thức buộc phải có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn. Các tiêu thức này được quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể bao gồm:
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn
Tên hóa đơn được quy định tại Điều 8 của Nghị định này, thể hiện tên của các loại hóa đơn thể hiện trên hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2. Tên liên hóa đơn
Tên liên hóa đơn do cơ quan thuế đặt in sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi hóa đơn gồm 3 liên trong đó liên 1 để lưu, liên 2 để giao cho người mua và liên 3 lưu nội bộ.
3. Số hóa đơn
Số hóa đơn là phần số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được quy ước là chữ số Ả – rập, tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày đơn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Tiêu thức tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán phải đảm bảo khớp với nội dung ghi trên các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp như: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động kinh doanh của chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế,…
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì các tiêu thức về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải đảm bảo khớp với thông tin tại các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Trường hợp người mua không có mã số thuế thì không cần thể hiện mã số thuế người mua trên hóa đơn.
Tên, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, dịch vụ và đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT tính theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT
Các nội dung này được quy định chi tiết tại Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
6. Chữ ký của người bán và người mua
Đối với hóa đơn điện tử, theo Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Riêng đối với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết yêu cầu phải có chữ ký người bán và người mua, được quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
7. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
8. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
Thời điểm ký số là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, định dạng được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
9. Mã của cơ quan thuế
Mã của cơ quan thuế là tiêu thức bắt buộc đối với loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tuân thủ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
11. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Nội dung này tuân thủ theo Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đầy đủ nội dung gồm:
-Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
– Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán, người mua.
– Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, người mua là cá nhân kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
– Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã) tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Đối với chứng từ điện tử của ngành dịch vụ hàng không xuất qua website, thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh thì hóa đơn không bắt buộc có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số người bán.
– Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hợp đồng thì hóa đơn không bắt buộc phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:
- Tên người mua sẽ thể hiện đối tượng nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng.
- Tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng, phương tiện vận chuyển.
- Không thể hiện các tiêu chí tiền thuế, thuế suất và tổng tiền thanh toán.
– Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: không bắt buộc phải có ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không bắt buộc có đơn giá.
– Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh: hóa đơn không bắt buộc có đơn vị tính; số lượng; đơn giá.
Trên đây là những nội dung bắt buộc và không bắt buộc của hoá đơn điện tử theo nghị định mới nhất năm 2023 mà ACCPRO chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích cho công việc của mình. Nếu bạn còn thắc mắc gì cần ACCPRO tư vấn và giải đáo thêm thì đừng ngại liên hệ ngay nhé.
