Sau khi lập hóa đơn điện tử, để hóa đơn hợp lệ nhiều trường hợp người bán và người mua cần thực hiện ký chữ số. Vậy, hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của cả người bán và người mua khi nào? Cá nhân, đơn vị đặc biệt lưu ý trong quá trình hoạt động kinh doanh để tránh rủi ro.
Chữ ký số là gì quy định chữ ký số trong giao dịch điện tử
Khái niệm chữ ký số được biết đến khi giao dịch điện tử xuất hiện. Theo sự phát triển của công nghệ, chữ ký số ngày càng phổ biến và được biết đến như một trong những công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, đơn vị trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay.
Chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
(Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP).
Hóa đơn đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ quan trọng để hạch toán kế toán và là căn cứ pháp lý giải quyết các tranh chấp trong nhiều trường hợp. Hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật có thể không có chữ ký số của người bán và người mua.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi nào
Căn cứ theo Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn nêu rõ:
“7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”
Theo quy định trên, hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp sẽ phải có chữ ký số của người bán và có thể có hoặc không có dấu của người bán, chữ ký của người mua.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi thuộc các trường hợp nêu tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể là các trường hợp được tổng hợp trong bảng sau.
| STT | Trường hợp không cần chữ ký số trên HĐĐT | Điều kiện |
|---|---|---|
| 1 | Trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua | Người mua, người bán không có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật liên quan đến hàng hóa, dịch vụ |
| 2 | Đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua. | |
| 3 | Đối với HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại. | Người mua là cá nhân không kinh doanh |
| 4 | Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu. | Khách hàng là cá nhân không kinh doanh |
| 5 | Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán. | Trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã |
| 6 | Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế được xác định là hóa đơn điện tử. | Người mua là cá nhân không kinh doanh |
| 7 | Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán. | Thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng |
| 8 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. | |
| 9 | Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua. | không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua. Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế |
| 10 | Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý. | Hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp. |
| 11 | Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh. | Các hoạt động theo quy định của Chính Phủ. |
Trên đây là ác trường hợp hóa đơn điện từ không cần có chữ ký số của người bán hoặc người mua mà vẫn hợp lệ. Các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân hoạt động kinh doanh lưu ý khi thực hiện quản lý hóa đơn chứng từ điện tử, đồng thời đảm bảo lợi ích của mình khi có tranh chấp hoặc rủi ro.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACCPRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Phạt kê khai sai thuế thu nhập doanh nghiệp và cách xử lý”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
