Hồ sơ kế toán thuế giữ một vai trò vô lớn trong việc lưu trữ các hoạt động kinh doanh lớn nhỏ của công ty, đây cũng là loại tài liệu ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp trước pháp luật do đó việc lưu giữ sao cho an toàn và hiệu quả nhất không phải kế toán nào cũng có thể đảm đương được. Chính vì thế mà ACC PRO mới cho ra đời bài viết này nhằm giúp các anh chị có thể tìm được cách lưu giữ hồ sơ tốt nhất cho doanh nghiệp của mình nhất là trước mỗi mùa kê khai báo cáo thuế.
Đầu tiên anh chị cần tìm hiểu loại tài liệu hồ sơ kế toán thuế cần phải lưu trữ
Theo đó, loại tài liệu kế toán thuế cần phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán thuế
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán thuế tổng hợp.
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản, các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận, các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Cách bảo quản, lưu trữ tài liệu hồ sơ kế toán thuế an toàn – hiệu quả cho doanh nghiệp
Cách thứ nhất: Tài liệu kế toán thuế lưu trữ phải là bản chính, có giá trị pháp lý về kế toán theo quy định của pháp luật, phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Cách thứ hai: Tài liệu kế toán thuế phải được đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.
- Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán.
- Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định.
- Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán.
Cách thứ ba: Tài liệu kế toán thuế của đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của Nhà nước về lưu trữ tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu), trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử, đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử:
- Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
- Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Những cách còn lại cũng như mức phạt khi về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thuế sẽ được ACC PRO bổ sung trong phần tiếp theo, anh chị đừng bỏ qua nhé vì đó hoàn toàn là những thông tin vô cùng có ích cho anh chị trong việc quản lý sổ sách kế toán thuế đấy ạ !!
