Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp mà còn đem đến những sự thuận tiện cho cơ quan thuế trong quá trình làm việc cùng doanh nghiệp.
4 lợi ích lớn cho doanh nghiệp và cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử
Có thể nói sau 7 năm, loại hình hoá đơn điện tử này đã và đang khẳng định được sự vượt trội của mình so với hoá đơn giấy truyền thống. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Và đặc biệt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Dưới đây là những lợi ích nổi bật hoá đơn điện tử mang lại cho các doanh nghiệp và cơ quan thuế:
Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hoá đơn
Lợi ích đầu tiên mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều quan tâm đó là chi phí. Với hoá đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi phí cho những công đoạn như đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn…tốn kém cả về thời gian và kinh tế. Nay với hoá đơn điện tử xác thực, nếu coi tổng tất cả chi phí của hoá đơn giấy (thời gian và kinh tế) là mười phần, thì hoá đơn điện tử chỉ chiếm một phần trong số đó mà thôi.
Tiết kiệm thời gian giao – nhận hoá đơn
Thông thường với hoá đơn giấy nhân viên kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Việc làm này vừa phức tạp, vừa mất thời gian, kèm theo đó là thời gian để khách hàng nhận được hoá đơn kéo dài lên đến vài ngày. Vô hình chung gây ra khó khăn, cản trở trong việc giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng. Ngược lại khi sử dụng hoá đơn điện tử, người mua hàng chỉ cần ngồi và nhấp chuột. Hoá đơn online sẽ được chuyển đến khách hàng ở bất cứ nơi nào có Internet.
Hóa đơn điện tử có độ an toàn và chính xác cao hơn hóa đơn giấy
Hoá đơn điện tử có độ chính xác gần như tuyệt đối. Đây là loại hoá đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, vì thế hoá đơn này không thể làm giả. Trong khi hoá đơn giấy viết tay thường dễ xảy ra sai sót như: viết sai tên, tuổi, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá….gây ra những phiền toái không đáng có. Việc xử lý những sai sót này cũng rất phức tạp và tốn nhiều thời gian.
Không còn sợ bị thất lạc hoá đơn
Đối với lợi ích này thì theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, kể từ ngày 15/12/2016 trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có thể bị phạt đến 08 triệu đồng. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ xảy ra và gây không ít phiền phức cho cả nhà cung cấp và khách hàng.
Trong khi hóa đơn điện tử được chuyển và lưu trữ trên trên máy tính nên việc bị mất, cháy, hỏng là không có. Trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác nên những rủi ro mang lại là điều không tránh khỏi.
Giảm thiểu các thủ tục rườm rà
Vì theo như quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau.
Nhưng khi doanh nghiệp bạn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.
Theo ACC PRO hoá đơn điện tử đã và đang tiếp tục khẳng định sức mạnh tuyệt đối của mình so với hoá đơn truyền thống, tạo bước đột phá mạnh mẽ trong thời đại công nghệ 4.0. Tinh gọn về thủ tục giấy tờ, giúp các doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng giảm thiểu tối đa những công đoạn rườm rà, tránh được mọi rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối ưu nhất.
