Cùng với sự tiến bộ không ngừng của công nghệ, khoa học và kỹ thuật, chứng từ điện tử đang dần thay thế những tài liệu giấy truyền thống. Chúng mang lại sự tiện lợi và tốc độ trong quản lý và lưu trữ, và ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như kế toán, kiểm toán nội bộ và quản lý doanh nghiệp.
Chứng từ điện tử
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định:
Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử khi người nộp thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan giao dịch thuế điện tử
Ngoài ra, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng ở Khoản 5, Điều 3, các loại chứng từ điện tử và biên lai được định nghĩa là dữ liệu điện tử do tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp, được truyền qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. Theo quy định này, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử.
Tóm lại, chứng từ điện tử là các dữ liệu điện tử được hệ thống, mã hóa để không thay đổi khi truyền qua mạng máy tính, viễn thông hoặc lưu trữ trên các thiết bị như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán, với điều kiện phải đáp ứng đủ các yêu cầu pháp lý để có giá trị pháp lý.
>>> Xem thêm: HOÁ ĐƠN TRỰC TIẾP LÀ GÌ? CÁCH TÍNH HOÁ ĐƠN TRỰC TIẾP
Giao dịch thuế điện tử
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định:
Giao dịch thuế điện tử là các giao dịch được các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện bằng phương thức điện điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư 19/2021/TT-BTC
Các loại chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử bao gồm
1. Hồ sơ thuế điện tử
Hơ thuế điện tử; hồ sơ đăng ký thuế; hồ sơ khai thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế; tra soát thông tin nộp thuế; thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;
Hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp;
Hồ sơ khoanh tiền thuế nợ;
Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ;
Các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019.
2. Chứng từ nộp NSNN điện tử
Chứng từ nộp NSNN theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP dưới dạng điện tử, trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp NSNN là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ các thông tin trên mẫu chứng từ nộp NSNN. Các thông báo, quyết định, văn bản khác của cơ quan thuế dưới dạng điện tử.
3. Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC.
4. Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 165/2018/NĐ-CP.
Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử
Chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC có giá trị như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy.
Chứng từ điện tử được thực hiện bằng một trong các biện pháp sau đây thì có giá trị như chứng gốc căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP như sau:
- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật.
- Hệ thống thông tin thực hiện các biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ sở, tổ chức, cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng các biện pháp để xác thực cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, sinh trắc học, xác thực hai yếu tố trở lên (mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên).
- Biện pháp khác các bên thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực của dữ liệu, tính chống chối bỏ tuân thủ quy định của Luật giao dịch điện tử.
Chuyển đổi, sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
Chứng từ điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy và ngược lại theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 165/2018/NĐ-CP và phải đảm bảo các định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chứng từ nộp NSNN phục hồi được thực hiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 165/2018/NĐ-CP và Điều 23 Thông tư 19/2021/TT-BTC.
- Sửa đổi chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được sửa đổi theo quy định tại Điều 8 Nghị định 165/2018/NĐ-CP.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACC PRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
