Trong bước tiến không ngừng của công nghệ, chứng từ điện tử đang dần thay thế chứng từ truyền thống trên giấy, mang lại sự quản lý và lưu trữ linh hoạt và hiệu quả hơn. Công nghệ này không chỉ giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, mà còn phổ biến rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như kế toán, kiểm toán nội bộ và quản lý doanh nghiệp.
1. Chứng từ điện tử:
Dựa vào quy định cụ thể của Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC và Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử không chỉ đơn thuần là thông tin được tạo ra và lưu trữ qua phương tiện điện tử, mà còn bao gồm một loạt các loại chứng từ và biên lai thuế, phí, lệ phí khác nhau.
Cụ thể, chứng từ điện tử có thể bao gồm các biên lai thuế thu nhập cá nhân, các biên lai thuế VAT, các biên lai thuế TNCN, cùng với các loại chứng từ khác như hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT điện tử, hóa đơn xuất khẩu điện tử, và nhiều loại chứng từ khác có liên quan đến các giao dịch thuế và quản lý tài chính khác.
Những chứng từ và biên lai này được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và được mã hóa để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật. Chúng không chỉ dễ dàng truyền qua các kênh truyền thông điện tử như mạng máy tính và viễn thông, mà còn được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như đĩa cứng, USB, hoặc các hệ thống lưu trữ điện tử trực tuyến.
Tuy nhiên, để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý, nó phải tuân thủ đầy đủ các quy định và điều kiện được quy định trong pháp luật. Điều này bao gồm việc xác thực danh tính, bảo đảm tính chân thực và toàn vẹn của thông tin, cũng như việc lưu trữ và truy cập thông tin theo quy định của luật pháp.
2. Giao dịch thuế điện tử:
Theo Thông tư 19/2021/TT-BTC, giao dịch thuế điện tử bao gồm các hoạt động liên quan đến thuế mà tổ chức và cá nhân thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, như nộp tờ khai thuế, thanh toán các khoản thuế và tương tác với cơ quan thuế qua các kênh trực tuyến.
Việc áp dụng giao dịch thuế điện tử mang lại nhiều lợi ích như giảm bớt thủ tục giấy tờ, tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý thuế. Đồng thời, cũng giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và kiểm tra tuân thủ thuế từ phía các tổ chức và cá nhân. Điều này cũng góp phần giảm thiểu sai sót và gian lận trong quản lý thuế.
Sự chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế thông qua giao dịch thuế điện tử là một xu hướng toàn cầu hóa và hiện đại hóa. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mà còn giúp tạo ra một môi trường kinh doanh thân thiện và hiệu quả hơn.
>>> Xem thêm: XÁC ĐỊNH THỜI ĐIỂM LẬP HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
3. Các loại chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử bao gồm:
Hồ sơ thuế điện tử:
- Hơ thuế điện tử; hồ sơ đăng ký thuế; hồ sơ khai thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế; tra soát thông tin nộp thuế; thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;
- Hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp;
- Hồ sơ khoanh tiền thuế nợ;
- Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ;
- Các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019.
Chứng từ nộp NSNN điện tử:
Chứng từ nộp NSNN theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP dưới dạng điện tử, trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp NSNN là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ các thông tin trên mẫu chứng từ nộp NSNN.
- Các thông báo, quyết định, văn bản khác của cơ quan thuế dưới dạng điện tử.
- Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC.
Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 165/2018/NĐ-CP.
4. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
Chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC có giá trị như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy.
Chứng từ điện tử được thực hiện bằng một trong các biện pháp sau đây thì có giá trị như chứng gốc căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP như sau:
- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật.
- Hệ thống thông tin thực hiện các biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ sở, tổ chức, cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng các biện pháp để xác thực cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, sinh trắc học, xác thực hai yếu tố trở lên (mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên).
- Biện pháp khác các bên thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực của dữ liệu, tính chống chối bỏ tuân thủ quy định của Luật giao dịch điện tử.
5. Chuyển đổi, sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử:
Chứng từ điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy và ngược lại theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 165/2018/NĐ-CP và phải đảm bảo các định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chứng từ nộp NSNN phục hồi được thực hiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 165/2018/NĐ-CP và Điều 23 Thông tư 19/2021/TT-BTC.
Sửa đổi chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được sửa đổi theo quy định tại Điều 8 Nghị định 165/2018/NĐ-CP.
6. Lưu trữ chứng từ điện tử:
Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử, các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ và bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật Giao dịch điện tử. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành, thì phải tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACCPRO chia sẻ để giúp bạn biết được “Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử là gì?”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
