Việc quản lý chi phí nhân công thuê ngoài là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết và hạch toán chính xác các khoản chi phí này. Vậy, chi phí nhân công thuê ngoài cần chứng từ gì và cách hạch toán ra sao? Hãy cùng ACC PRO tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Chi phí nhân công thuê ngoài là gì? Cơ sở pháp lý và các văn bản pháp luật áp dụng
Trước hết, cần hiểu rõ khái niệm nhân công thuê ngoài. Nhân công thuê ngoài là việc doanh nghiệp thuê lao động bên ngoài để thực hiện các công việc theo yêu cầu cụ thể. Chi phí nhân công thuê ngoài chính là khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán sau khi lao động đã hoàn thành công việc, theo đúng thỏa thuận và hợp đồng đã ký kết.
Các phương án thuê nhân công ngoài của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp giao khoán công việc cho cá nhân không kinh doanh.
- Doanh nghiệp giao khoán công việc cho cá nhân kinh doanh.
- Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng.
- Doanh nghiệp tự tuyển dụng nhân công trực tiếp.
Minh họa các phương án thuê nhân công ngoài của doanh nghiệp:
Đối với các doanh nghiệp xây dựng, việc tập hợp chi phí nhân công thuê ngoài là một trong những khía cạnh quan trọng cần chú ý trong kế toán xây dựng. Kế toán doanh nghiệp xây dựng phải quản lý và theo dõi các khoản chi phí này cho số lượng lớn lao động theo từng giai đoạn của dự án. Hiện nay, nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán xây dựng, việc này đã trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Cơ sở pháp lý và các văn bản pháp luật liên quan:
- Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/06/2015 hướng dẫn về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh.
- Khoản 1, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định về các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Điểm a, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về thu nhập từ tiền công, tiền lương.
- Điểm i, Khoản 1, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
- Bộ Luật Lao động năm 2019.
Hồ sơ và phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài
Đối với mỗi phương án thuê nhân công ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ và chứng từ đầy đủ. Việc này rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành quyết toán.
Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công việc cho cá nhân không kinh doanh
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) với mức thuế suất 10% trước khi thanh toán cho cá nhân, không phân biệt cá nhân đó có đại diện cho nhóm người lao động hay không.
Hóa đơn: Cơ quan thuế không cấp hóa đơn.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hợp đồng giao khoán (có tính chất dịch vụ).
- Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán đã hoàn thành.
- Xác nhận khối lượng giao khoán.
- Chứng minh nhân dân của người đại diện và từng lao động trong nhóm.
- Chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 627/622
Có TK 331 - Trích thuế TNCN 10%:
Nợ TK 331
Có TK 3335 - Khi thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111,112
Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công việc cho cá nhân kinh doanh
Hóa đơn: Trường hợp tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ; nếu dưới 100 triệu đồng/năm thì không cần hóa đơn.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hợp đồng giao khoán nhân công.
- Biên bản nghiệm thu.
- Quyết toán khối lượng giao khoán.
- Hóa đơn nhân công.
Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 627/622
Có TK 331 - Khi thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111,112
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
Trước khi chọn công ty thầu, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng hoạt động kinh doanh và uy tín của đối tác để tránh rủi ro liên quan đến hóa đơn hoặc thuế.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hợp đồng giao khoán nhân công.
- Biên bản nghiệm thu.
- Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán.
- Quyết toán khối lượng giao khoán.
- Hóa đơn VAT.
- Ủy nhiệm chi thanh toán ngay.
Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 627/622
Có TK 331 - Khi thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111,112
Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tuyển dụng nhân công
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hợp đồng khoán việc (dịch vụ), chứng minh nhân dân và hồ sơ lao động (nếu có).
- Bảng chấm công và tính lương.
- Bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm thời không khấu trừ thuế TNCN 10%.
Lưu ý: Người lao động phải có mã số thuế (MST) tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập từ một nguồn, ước tính thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đạt mức phải nộp thuế.
Phương pháp hạch toán:
Trường hợp ký hợp đồng lao động dưới 1 tháng:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 622
Có TK 334 - Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
Nợ TK 334
Có TK 3335 - Khi thanh toán:
Nợ TK 334
Có TK 111,112
Trường hợp ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ TK 622
Có TK 334 - Trích bảo hiểm xã hội:
Nợ TK 622, 334
Có TK 338 - Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
Nợ TK 334
Có TK 3335 - Khi thanh toán:
Nợ TK 334
Có TK 111,112
Hiểu rõ chi phí nhân công thuê ngoài cần chứng từ gì và cách hạch toán đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp bạn tránh được những rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và thực hiện hạch toán chính xác không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hãy luôn cập nhật và thực hiện đúng các quy định để quản lý tài chính doanh nghiệp một cách hiệu quả.
