Khi doanh nghiệp của bạn đã chuyển hẳn sang dùng hóa đơn điện tử thì việc quan trọng cần làm sau đó là hủy hóa đơn giấy còn tồn.
Vì doanh nghiệp bạn bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Nên căn cứ theo quy định tại khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có nêu: “Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”
Do đó, ngay sau khi doanh nghiệp/cá nhân gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng.
Cách hủy hóa đơn còn tồn khi đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần nắm được các nội dung sau:
– Doanh nghiệp cần biết thời hạn tiêu hủy hóa đơn của mình
Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in mua của CQT) với cơ quan thuế, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày. Trong trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày. Lưu ý các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp cần biết cách tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng
Để có thể hủy, doanh nghiệp cần tuân theo các bước sau:
- Bước 1 là thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Khi doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc như lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn và thông báo kết quả hủy hóa đơn. Lưu ý đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Bước 2 là lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau: “Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)” Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
- Bước 3 là lập Biên bản hủy hóa đơn
Khi tiến hành hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
- Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
- Bước 4 là thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi đã hủy hóa đơn thành công, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định sau: “Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”.
