Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp vẫn lo lắng về các rủi ro có thể gặp phải. Dưới đây là các cách giảm rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tham khảo.
3 cách giảm rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử
1. Tự kiểm tra, xác minh về giao dịch
Tính chính xác và tuân thủ quy định trong quá trình giao dịch là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ kinh doanh tích cực. Để đạt được điều này, việc thực hiện các biện pháp kiểm tra chi tiết là không thể thiếu:
Kiểm Tra Hợp Đồng Mua Bán
Xác minh thông tin trong hợp đồng mua bán, đảm bảo rằng mọi điều khoản, điều kiện và số lượng hàng hóa được ghi chính xác. Đối chiếu số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa theo hợp đồng.
Xác Minh Giao Nhận Hàng Hóa
Kiểm tra quy trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo rằng nơi giao và nhận hàng, cũng như phương thức vận chuyển, đều tuân thủ theo thoả thuận trong hợp đồng.
Kiểm Tra Phương Tiện Vận Chuyển
Xác minh thông tin về phương tiện vận chuyển, bao gồm cả đội ngũ lái xe và các chi phí vận chuyển. Đảm bảo rằng mọi thông tin này phản ánh đúng chi phí và điều kiện vận chuyển.
Xác Minh Chủ Sở Hữu và Nguồn Gốc Hàng Hóa
Kiểm tra chứng từ và thông tin về chủ sở hữu của hàng hóa để đảm bảo tính minh bạch và nguồn gốc hợp pháp của sản phẩm.
Kiểm Tra Thanh Toán
Xác minh thông tin thanh toán, bao gồm đối tượng thanh toán, số lần giao dịch, hình thức thanh toán và chứng từ liên quan. Điều này giúp tránh những hiểu lầm không mong muốn.
Xác Minh Xuất khẩu
Kiểm tra tờ khai hải quan và vận đơn để đảm bảo rằng quá trình xuất khẩu được thực hiện đúng quy định và không gặp vấn đề pháp lý.
2. Kiểm tra lại thông tin hoá đơn
Đối với hóa đơn điện tử, quy trình tra cứu thông tin hóa đơn được thực hiện theo hướng dẫn cụ thể trong [Chi tiết] Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Theo quy định này, để xác minh thông tin hóa đơn điện tử, người sử dụng có thể thực hiện các bước chi tiết theo hướng dẫn từ Thông tư 78.
Đối với hóa đơn giấy trước đây, sau khi tiếp nhận hóa đơn, bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra lại thông tin của hóa đơn bằng cách truy cập vào trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Trên trang web này, kế toán có thể nhập thông tin chi tiết của hóa đơn để kiểm tra về tình trạng hiện tại của hóa đơn đó. Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin liên quan đến hóa đơn giấy, đồng thời đáp ứng các yêu cầu quy định từ cơ quan thuế.
3. Tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế
Danh sách các doanh nghiệp rủi ro cao về thuế được công bố tại: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt hoặc có thể sử dụng phần mềm Cập nhật doanh nghiệp bỏ trốn toàn quốc của Cục Thuế Hà Nội để tra cứu danh sách này.
Tuy nhiên, hiện nay, việc tra cứu thông tin hiện vẫn còn nhiều hạn chế như việc phải tải từng trang danh sách với thông tin phân tán không liền mạch hay phải điền thông tin mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn gây bất tiện.
Đặc biệt, có những trường hợp doanh nghiệp nằm trong danh sách doanh nghiệp bỏ trốn nhưng được xác minh lại là không phải, được ra khỏi danh sách hoặc ngược lại, tại thời điểm người mua tra cứu thì người bán vẫn đang hoạt động nhưng khi thuế kiểm tra thì lại bỏ trốn.
>>> Xem thêm: Quy định về hoá đơn điện tử (mới nhất)
Cách xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn
Theo hướng dẫn tại Công văn số 11797/BTC-TCT ngày 22/8/2014, đối mặt với trường hợp doanh nghiệp bỏ trốn khỏi trách nhiệm về hóa đơn, quy trình xử lý được thực hiện như sau:
Doanh Nghiệp Chưa Kê Khai Khấu Trừ Thuế GTGT
Nếu doanh nghiệp chưa thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản tạm dừng quyền khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Doanh nghiệp chỉ được thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm.
Doanh Nghiệp Đã Kê Khai Khấu Trừ Thuế GTGT
Trong trường hợp doanh nghiệp đã kê khai khấu trừ thuế GTGT, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản để điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ. Nếu doanh nghiệp khẳng định tính hợp pháp của mua bán và khấu trừ, cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra và kiểm tra tại doanh nghiệp.
Kết Quả Thanh Tra và Kiểm Tra
Nếu thanh tra và kiểm tra xác nhận tính hợp pháp của mua bán hàng hóa và hóa đơn GTGT đầu vào, doanh nghiệp được phép tiếp tục khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm và sẽ bị kiểm tra lại trong tương lai.
Vi Phạm Pháp Luật và Trách Nhiệm Hình Sự
Trong trường hợp phát hiện vi phạm pháp luật thuế hoặc có dấu hiệu tội phạm, cơ quan thuế sẽ lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để điều tra và truy cứu trách nhiệm hình sự.
Tạm Dừng Khấu Trừ và Tăng Thuế GTGT
Nếu tạm dừng khấu trừ dẫn đến tăng số thuế GTGT phải nộp, cơ quan thuế sẽ theo dõi tình trạng này mà không yêu cầu nộp thuế và không tính phạt cho đến khi có kết luận chính thức từ cơ quan có thẩm quyền.
Bài viết trên đây là những thông tin mà Đại lý Thuế ACCPRO chia sẻ để giúp bạn biết được “3 cách giảm rủi ro khi sử dụng hoá đơn điện tử”. Nếu còn bất kỳ vướng mắc hay vấn đề nào còn chưa rõ cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!
