Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn được không là câu hỏi mà nhiều chủ hộ kinh doanh đặt ra khi cần xuất chứng từ cho khách hàng hoặc đối tác. Bài viết dưới đây từ ACCPRO sẽ giúp bạn làm rõ 3 trường hợp thường gặp, hướng dẫn quy trình, giải pháp và những điều cần lưu ý theo quy định mới.
Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn được không?
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn nhưng không phải trong mọi trường hợp, cần tuân thủ đúng điều kiện, loại thuế áp dụng và loại hình hóa đơn. Một số điểm chính cần biết về hóa đơn hộ kinh doanh gồm:
- Hóa đơn “VAT” (hóa đơn GTGT theo phương pháp khấu trừ) chỉ dùng cho những người nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Từ ngày 1/6/2025, bắt buộc với các hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Kể từ 1/7/2025, khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp sẽ ghi mã số định danh thay vì mã số hộ kinh doanh.
Vậy hộ kinh doanh có xuất hóa đơn được không? Đáp án là có nhưng tùy trường hợp, loại thuế và điều kiện theo quy định mới.
3 trường hợp hộ kinh doanh được xuất hóa đơn
Dưới đây là 3 trường hợp cụ thể mà hộ kinh doanh có quyền xuất hóa đơn:
Hộ kinh doanh có đăng ký thuế và sử dụng hóa đơn điện tử
Khi hộ kinh doanh đã đăng ký thuế với cơ quan thuế và đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có thể xuất hóa đơn điện tử cho các giao dịch. Tuy nhiên cần chú ý điều kiện và các điểm sau đây:
- Hộ kinh doanh phải đăng ký mã số hộ kinh doanh, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật/phần mềm hóa đơn điện tử do nhà cung cấp được phép cung cấp.
- Từ 1/6/2025, nếu hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử phát hành cần ghi mã cơ quan thuế (nếu có mã) hoặc thông tin để người mua tra cứu.
- Hóa đơn phải lập ngay khi phát sinh giao dịch, không được ghi lùi ngày.
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Nếu hộ kinh doanh đăng ký nộp thuế theo phương pháp kê khai (khấu trừ) thay vì khoán, thì họ có thể sử dụng hóa đơn GTGT để lập, xuất cho khách hàng, như tổ chức, doanh nghiệp để họ được khấu trừ thuế đầu vào. Tuy nhiên:
- Hộ kinh doanh phải chuyển đổi hoạt động, thực hiện đầy đủ các chứng từ, thủ tục kế toán, sổ sách như doanh nghiệp để đáp ứng điều kiện kê khai, nếu không sẽ không được phép sử dụng hóa đơn GTGT.
- Nếu hộ dùng phương pháp kê khai, họ phải tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Do đó, trong trường hợp này, hộ kinh doanh được xuất hóa đơn GTGT giống doanh nghiệp nhưng phải đáp ứng nhiều điều kiện hơn so với hình thức khoán.
Hộ kinh doanh không có hóa đơn thường xuyên nhưng được cấp lẻ theo từng lần phát sinh
Có những trường hợp hộ kinh doanh không chủ động xuất hóa đơn thường xuyên nhưng khi có yêu cầu hoặc trong các tình huống đặc biệt có thể được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh (loại hóa đơn “mã của cơ quan thuế”) để lập hóa đơn cho giao dịch đó.
- Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong thời gian giải trình hoặc bổ sung tài liệu có thể được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
- Hộ phải gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã (mẫu 06/ĐN-PSĐT) đến cơ quan thuế, nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, trước khi hóa đơn được cấp mã.
- Hộ chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn. Nếu hóa đơn sai, phải tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
- Cách này rất phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, kinh doanh thời vụ hoặc giao dịch đơn lẻ, không muốn/không cần xuất hóa đơn thường xuyên.
Quy trình để hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử
Dưới đây là quy trình cơ bản mà hộ kinh doanh cần thực hiện nếu muốn xuất hóa đơn điện tử:
- Đăng ký với cơ quan thuế: Gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/), sau khi xét duyệt, cơ quan thuế sẽ chấp thuận và cấp quyền sử dụng.
- Lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch: Xuất hóa đơn ngay khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, nếu dùng hóa đơn có mã, cơ quan thuế sẽ gắn mã sau khi hộ đã nộp đủ thuế phát sinh.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ: Hóa đơn gửi cho khách qua email, mã tra cứu hoặc bản điện tử,… được hộ kinh doanh lưu dữ liệu ít nhất 10 năm, đảm bảo có thể in, tra cứu khi cần.
- Kê khai và nộp thuế: Kê khai GTGT, TNCN (nếu có) theo kỳ tháng/quý. Với hóa đơn cấp lẻ, thuế phải nộp ngay trước khi cơ quan thuế cấp mã.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Định kỳ gửi báo cáo sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế. Sai sót phải điều chỉnh hoặc thay thế kịp thời theo quy định.
Giải pháp cho hộ kinh doanh cần xuất hóa đơn thường xuyên
Nếu hộ kinh doanh có nhu cầu xuất hóa đơn thường xuyên (ví dụ: bán hàng cho doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, hợp tác với sàn thương mại điện tử,…), nên cân nhắc các giải pháp sau:
- Chuyển sang phương pháp kê khai (khấu trừ): Nếu quy mô lớn, nhu cầu khấu trừ thuế đầu vào cao hoặc cần xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai là giải pháp hợp lý nhưng đòi hỏi quản lý sổ sách, chứng từ nghiêm ngặt.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng và được công nhận: Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, có tính năng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và hỗ trợ phát hành hóa đơn mã của cơ quan thuế giúp việc xuất hóa đơn nhanh và hợp lệ.
- Sắp xếp quy trình giao dịch và đặt điều kiện xuất hóa đơn từ đầu: Khi giao dịch với doanh nghiệp hoặc tổ chức, ngay từ đầu nên thỏa thuận điều kiện xuất hóa đơn để tránh phát sinh tranh cãi, nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn, hộ kinh doanh phải sẵn sàng xuất.
- Chuẩn bị hạ tầng công nghệ, nhân lực kế toán: Nếu dự định xuất hóa đơn thường xuyên cần đầu tư máy tính, hệ thống mạng, phần mềm hóa đơn điện tử và người phụ trách (kế toán) để đảm bảo không sai sót về mặt kỹ thuật và tuân luật.
- Theo dõi quy định mới, cập nhật theo bộ máy thuế: Luật quản lý thuế, nghị định và thông tư có thể thay đổi, ví dụ như từ 1/6/2025 có quy định mới bắt buộc một số hộ phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nên cần cập nhật thường xuyên.
Như vậy, hộ kinh doanh có xuất hóa đơn được không? Câu trả lời là có nhưng chỉ khi đáp ứng điều kiện pháp luật quy định. Để hoạt động thuận lợi, minh bạch và tránh rủi ro pháp lý, hộ kinh doanh nên chủ động tìm hiểu quy định mới, lựa chọn giải pháp hóa đơn phù hợp, đồng thời cân nhắc các lưu ý quan trọng từ ACCPRO việc triển khai và quản lý hóa đơn diễn ra suôn sẻ, đúng quy định.
