Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh là chủ đề được nhiều cá nhân, hộ kinh doanh quan tâm vì liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và pháp lý. Bài viết dưới đây từ ACCPRO sẽ giúp bạn nắm rõ các loại hóa đơn cũng như quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn theo luật hiện hành.
Vì sao hộ kinh doanh cần quan tâm đến hóa đơn?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC). Đối với hộ kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn có ý nghĩa quan trọng trong việc:
- Đảm bảo tính minh bạch: Hóa đơn là căn cứ xác định doanh thu, chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế.
- Chứng minh giao dịch: Hóa đơn giúp hộ kinh doanh chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ cung cấp.
- Tránh rủi ro pháp lý: Không xuất hóa đơn hoặc sử dụng sai quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
- Tạo uy tín với khách hàng, đối tác: Việc có hóa đơn đầy đủ giúp hộ kinh doanh tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
Các loại hóa đơn mà hộ kinh doanh có thể sử dụng
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ năm 2022, Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Tùy vào quy mô, lĩnh vực và phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh có thể chọn sử dụng các loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho hộ kinh doanh có quy mô lớn hoặc theo yêu cầu quản lý.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dùng trong trường hợp hộ kinh doanh đáp ứng điều kiện tự chịu trách nhiệm về hạ tầng công nghệ và phần mềm.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Trường hợp hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ và đủ điều kiện.
7 quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh năm 2025
Để tuân thủ đúng pháp luật, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý đến 7 quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh dưới đây:
Ai bắt buộc phải xuất hóa đơn?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước bắt buộc phải xuất hóa đơn.
Doanh thu bao nhiêu thì phải dùng hóa đơn?
Theo quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn theo quy định. Mức doanh thu này là căn cứ để xác định:
- Nghĩa vụ về thuế GTGT, thuế TNCN.
- Nghĩa vụ xuất hóa đơn khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Ngoài ra trường hợp doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm hoặc bán lẻ cho cá nhân, hộ gia đình có thể không bắt buộc xuất hóa đơn, trừ khi khách hàng có yêu cầu.
Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả hộ kinh doanh khi đủ điều kiện xuất hóa đơn đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Thủ tục đăng ký bao gồm:
- Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/).
- Chọn loại hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã.
- Chờ cơ quan thuế chấp thuận trước khi phát hành.
Trường hợp được miễn xuất hóa đơn
Một số trường hợp hộ kinh doanh được miễn xuất hóa đơn nhưng hộ kinh doanh vẫn phải lập bảng kê bán hàng để phục vụ công tác quản lý thuế. Các trường hợp này gồm:
- Bán lẻ hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng/lần mà khách hàng không yêu cầu hóa đơn.
- Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.
- Kinh doanh nhỏ lẻ tại chợ truyền thống, không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất (theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Quy định về ký hiệu, số hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn phải có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Số hóa đơn là dãy số thứ tự liên tục, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1/1 hằng năm.
- Mỗi hóa đơn chỉ được sử dụng một lần, không tẩy xóa, sửa chữa.
Thời gian lập và gửi hóa đơn
Thời gian lập và gửi hóa đơn là yếu tố quan trọng để đảm bảo giao dịch minh bạch, đúng pháp luật và thuận tiện cho cả hộ kinh doanh lẫn cơ quan quản lý thuế. Nếu lập hóa đơn sai thời điểm hoặc gửi trễ, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt. Vì vậy, cần đặc biệt chú ý đến mốc thời gian theo quy định hiện hành:
- Thời điểm lập hóa đơn (theo Nghị định 70/2025):
- Đối với bán hàng hóa: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trước (toàn bộ hoặc một phần), tùy theo điều kiện nào đến trước.
- Thời gian gửi hóa đơn:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: phải được gửi lên hệ thống của cơ quan thuế trước khi gửi cho khách hàng.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã: phải đảm bảo lập và gửi trong cùng ngày phát sinh giao dịch.
Xử phạt khi vi phạm quy định về hóa đơn
Ngoài phạt tiền, cơ quan thuế còn có thể truy thu thuế và xử lý hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh vi phạm về hóa đơn có thể bị xử phạt:
- Phạt cảnh cáo áp dụng đối với trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm, lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển, lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế,…
- Phạt từ 3 – 5 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm.
- Phạt từ 4 – 8 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Theo quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh, để phát hành hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện theo quy trình sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế bằng mã số thuế.
- Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của Bộ Tài chính.
- Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế qua hệ thống điện tử.
- Nhận phản hồi từ cơ quan thuế và chính thức sử dụng hóa đơn khi được chấp thuận.
- Quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh mới có nhiều điểm quan trọng liên quan đến việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh thu tối thiểu phải xuất hóa đơn, thời hạn lập và gửi hóa đơn cũng như mức xử phạt khi vi phạm. Nếu bạn còn thắc mắc về việc phát hành hóa đơn với hộ kinh doanh, hãy tham khảo thêm thông tin tại ACCPRO để biết thêm chi tiết!
