Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự chủ chốt. Bài viết sau từ ACCPRO sẽ trình bày hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chỉn chu hơn!
Người đại diện theo pháp luật là ai?
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân được doanh nghiệp chỉ định hoặc bầu giữ quyền nhân danh công ty để thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng, tham gia tố tụng và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp. Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật.
Doanh nghiệp có thể quy định một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng phải đảm bảo luôn có ít nhất một cá nhân cư trú tại Việt Nam chịu trách nhiệm điều hành thường xuyên. Việc xác định đúng người đại diện theo pháp luật giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, tránh rủi ro pháp lý trong các giao dịch và quan hệ đối tác.
Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp sau:
- Bị truy cứu hình sự, tạm giam, án tù.
- Bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề theo quyết định Tòa án, doanh nghiệp
- Người đại diện cũ thôi giữ chức vụ (nghỉ việc, từ nhiệm, miễn nhiệm).
- Người đại diện bị chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Doanh nghiệp muốn thay đổi cơ cấu quản trị hoặc chuyển quyền điều hành cho cá nhân khác.
- Người đại diện cũ bị xử lý kỷ luật hoặc không đáp ứng điều kiện cư trú tại Việt Nam.
- Thay đổi chiến lược quản lý, sáp nhập, tái cấu trúc công ty.
Theo Khoản 3 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi thay đổi về người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Nếu quá thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 3 đến 20 triệu đồng tùy thuộc vào thời gian quá hạn đăng ký.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Hồ sơ thay đổi cần được soạn thảo chính xác theo quy định để tránh bị trả lại và kéo dài thời gian xử lý. Để thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn của Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được bổ nhiệm làm người đại diện mới (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp:
- Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH).
- Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
- Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
- Các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh).
- Văn bản đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân (trường hợp doanh nghiệp tư nhân thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời là chủ DNTN).
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện trực tiếp đi nộp).
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được tiến hành theo một quy trình chặt chẽ. Dưới đây là 7 bước quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện theo thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ các loại giấy tờ theo mục nêu trên. Tất cả văn bản cần được ký tên, đóng dấu (nếu có) và đảm bảo tính hợp pháp về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
2. Soạn thảo văn bản theo mẫu quy định
Các biểu mẫu thông báo thay đổi phải tuân thủ Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Văn bản phải ghi rõ thông tin người đại diện mới, ngày hiệu lực, chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu công ty (nếu có).
3. Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Cơ quan tiếp nhận là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
4. Nộp lệ phí
Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, mức lệ phí công bố thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần. Nếu nộp trực tuyến, doanh nghiệp có thể thanh toán qua cổng dịch vụ công.
5. Theo dõi quá trình xử lý
Trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Nếu chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo sửa đổi, bổ sung.
6. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thông tin người đại diện mới. Đây là cơ sở pháp lý để cá nhân đại diện mới được công nhận chính thức.
7. Thực hiện thủ tục sau thay đổi
Sau khi hoàn tất thủ tục tại Sở Tài chính, doanh nghiệp cần:
- Công khai thông tin thay đổi trên Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp (theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Cập nhật thông tin với ngân hàng nơi mở tài khoản công ty.
- Thông báo cho đối tác, khách hàng để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch.
- Điều chỉnh thông tin trong hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, và các hồ sơ liên quan.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện
Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Người đại diện mới phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về năng lực hành vi dân sự và không thuộc diện bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Thời hạn công khai thay đổi trong 30 ngày (quá hạn phạt 10 – 15 triệu đồng, theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện, điều lệ công ty phải quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng người để tránh tranh chấp.
- Cần cập nhật thông tin kịp thời trên hóa đơn, chữ ký số, hệ thống khai thuế điện tử để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là thao tác quan trọng, liên quan trực tiếp đến tính pháp lý và sự vận hành của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ nhanh chóng, chính xác trong thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, hãy tham khảo thông tin tại ACCPRO – đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn phát triển.
