Thông báo tạm ngưng hoạt động là quy định bắt buộc để cơ quan quản lý nắm được tình trạng của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây từ ACCPRO sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, trường hợp áp dụng và quy trình nộp thông báo theo đúng pháp luật.
Thông báo tạm ngưng hoạt động là gì?
Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay chi nhánh không tiếp tục hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, pháp luật yêu cầu phải nộp thông báo tạm ngưng hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Đây là thủ tục hành chính nhằm đảm bảo sự minh bạch, giúp cơ quan Nhà nước quản lý tốt tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.
Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, thông báo này có thể do doanh nghiệp chủ động thực hiện hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Việc thực hiện đúng và kịp thời sẽ tránh được các rủi ro về thuế, bảo hiểm và nghĩa vụ pháp lý khác.
Trường hợp doanh nghiệp cần thông báo tạm ngưng hoạt động
Việc không thông báo nhưng vẫn tạm dừng hoạt động sẽ bị coi là vi phạm hành chính. Do đó, doanh nghiệp cần xác định chính xác thời điểm và lập thông báo kịp thời. Không phải mọi tình huống tạm ngưng đều cần thông báo. Theo luật, các trường hợp sau bắt buộc phải gửi thông báo tạm ngưng hoạt động đến cơ quan có thẩm quyền:
- Khó khăn về tài chính: Doanh nghiệp không đủ nguồn vốn duy trì sản xuất kinh doanh.
- Nguyên nhân khách quan: Thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng.
- Nguyên nhân chủ quan: Thay đổi mô hình kinh doanh, cơ cấu lại tổ chức, chờ đợi giấy phép ngành nghề có điều kiện.
- Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: Nếu ngừng hoạt động cũng phải có thông báo gửi cơ quan đăng ký.
Nội dung bắt buộc trong thông báo tạm ngưng hoạt động
Một bản thông báo tạm ngưng hoạt động hợp lệ phải đảm bảo đủ các nội dung theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Nếu thiếu một trong các nội dung dưới đây, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.
- Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế.
- Địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện tạm ngưng.
- Thời điểm bắt đầu và kết thúc tạm ngưng.
- Lý do tạm ngưng hoạt động.
- Cam kết về việc thanh toán đầy đủ các nghĩa vụ tài chính.
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Quy trình lập và nộp thông báo tạm ngưng hoạt động
Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên tuân thủ quy trình gồm ba bước cơ bản: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, và xử lý nhận kết quả.
Chuẩn bị hồ sơ
Khâu chuẩn bị hồ sơ quyết định rất lớn đến thời gian xử lý. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh việc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Cụ thể, hồ sơ thông báo tạm ngưng thường bao gồm:
- Thông báo tạm ngưng hoạt động theo mẫu.
- Quyết định và biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên, công ty cổ phần).
- Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ.
Nộp hồ sơ thông báo tạm ngưng hoạt động
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức:
- Trực tiếp: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Trực tuyến: Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét và phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ.
Xử lý và nhận kết quả
Doanh nghiệp cần lưu ý thời gian giải quyết để có kế hoạch nộp hồ sơ trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến tạm ngưng.
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp nhận được Giấy xác nhận về việc tạm ngưng hoạt động.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.
Thời hạn tạm ngưng và gia hạn tạm ngưng hoạt động
Theo quy định, doanh nghiệp có quyền tạm ngưng hoạt động trong thời hạn tối đa 01 năm cho mỗi lần thông báo. Nếu sau thời gian này vẫn chưa thể hoạt động trở lại, doanh nghiệp có thể làm thủ tục gia hạn. Những lưu ý sau sẽ giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng tài chính nhưng vẫn tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro bị xử phạt.
- Có thể gia hạn nhiều lần và mỗi lần không quá 12 tháng.
- Trước khi hết hạn tạm ngưng, doanh nghiệp phải tiếp tục nộp thông báo gia hạn nếu chưa thể khôi phục hoạt động.
- Trong thời gian tạm ngưng, doanh nghiệp không phải nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp,… nhưng vẫn phải đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ phát sinh trước đó.
Thông báo tạm ngưng hoạt động là thủ tục pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hợp pháp và tránh bị xử phạt hành chính. Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp đúng thời hạn và theo dõi sát sao kết quả xử lý từ cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, nộp trực tuyến hoặc gia hạn tạm ngưng, hãy liên hệ ACCPRO – đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi thủ tục hành chính.
