Trong thời kỳ chuyển đổi số, việc sử dụng biên lai điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý thuế, phí và lệ phí, biên lai điện tử còn giúp tối ưu hóa quy trình giao dịch và đảm bảo minh bạch trong hoạt động tài chính. Tuy nhiên, để sử dụng đúng quy định pháp luật, người dùng cần hiểu rõ biên lai điện tử là gì, các mẫu hóa đơn và biên lai được áp dụng theo Thông tư 78, cũng như cách xử lý sai sót khi lập hóa đơn điện tử.
Bài viết dưới đây ACC PRO sẽ cung cấp thông tin chi tiết, từ khái niệm đến các quy định quan trọng liên quan đến biên lai điện tử.
Biên lai điện tử là gì?
Theo quy định tại Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai điện tử được định nghĩa như sau:
Khái niệm biên lai điện tử:
Biên lai điện tử là một loại chứng từ được lập và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử. Loại chứng từ này ghi nhận các thông tin liên quan đến giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hoặc các khoản thu thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
Đặc điểm nổi bật của biên lai điện tử:
- Khởi tạo và quản lý hoàn toàn điện tử: Toàn bộ quá trình tạo lập, gửi nhận, lưu trữ và quản lý biên lai được thực hiện qua phương tiện điện tử.
- Minh bạch và dễ kiểm soát: Giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra giao dịch một cách chính xác, kịp thời.
- Tuân thủ pháp luật: Biên lai điện tử cần đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo giá trị pháp lý và tính bảo mật.
Phân loại chứng từ trong biên lai điện tử:
- Chứng từ khấu trừ thuế: Dành cho các khoản khấu trừ thu nhập cá nhân.
- Biên lai thuế, phí, lệ phí: Được lập dưới dạng điện tử hoặc in sẵn theo mẫu.
So với biên lai giấy truyền thống, biên lai điện tử không chỉ giảm thiểu thủ tục hành chính mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản lý hiện đại, hiệu quả và thân thiện với môi trường.
Các mẫu hóa đơn và biên lai điện tử tham khảo theo Thông tư 78
Thông tư 78/2021/TT-BTC, kèm theo Phụ lục II, đã quy định chi tiết các mẫu hóa đơn và biên lai điện tử cần tuân thủ. Một số mẫu tham khảo bao gồm:
| STT | Mẫu tham khảo | Tên loại hóa đơn/biên lai |
| 1 | Mẫu tham khảo số 1 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia |
| 2 | Mẫu tham khảo số 2 | Hóa đơn bán tài sản công |
| 3 | Mẫu tham khảo số 3 | Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (dành cho tổ chức, doanh nghiệp đặc thù) |
| 4 | Mẫu tham khảo số 4 | Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (thu bằng ngoại tệ) |
| 5 | Mẫu tham khảo số 5 | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
| 6 | Mẫu tham khảo số 6 | Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử do Cục Thuế phát hành |
| 7 | Mẫu tham khảo số 7 | Hóa đơn bán hàng điện tử do Cục Thuế phát hành |
Xử lý sai sót trong dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế
Khi dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót, việc xử lý cần tuân thủ theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp:
- Sai sót cần cấp lại mã cơ quan thuế: Người bán lập thông báo điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có sai sót, gửi thông báo đến cơ quan thuế trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
- Hủy hóa đơn do chấm dứt dịch vụ: Nếu hóa đơn đã lập nhưng sau đó dịch vụ bị hủy, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế.
- Sai sót lặp lại sau điều chỉnh hoặc thay thế: Trong trường hợp tiếp tục phát hiện sai sót sau khi đã điều chỉnh, người bán cần thực hiện theo hình thức đã áp dụng trong lần xử lý đầu tiên.
- Hóa đơn không có ký hiệu bị sai: Thực hiện điều chỉnh trực tiếp mà không cần hủy hoặc thay thế hóa đơn.
- Sai sót về giá trị trên hóa đơn: Điều chỉnh giá trị thực tế, ghi dấu dương (tăng) hoặc âm (giảm) theo quy định.
Lưu ý:
- Người bán phải tuân thủ thời hạn thông báo sai sót với cơ quan thuế theo quy định.
- Khi gửi thông báo, cần kèm theo thông tin về căn cứ kiểm tra và kết quả kiểm tra từ cơ quan thuế (Mẫu số 01/TB-RSĐT).
Kết luận
Biên lai điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra sự minh bạch và tiết kiệm trong các giao dịch tài chính. Việc hiểu rõ các quy định về biên lai điện tử theo Thông tư 78, cùng cách xử lý sai sót khi lập hóa đơn điện tử, sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
Hãy đảm bảo tuân thủ đúng quy định để phát triển doanh nghiệp một cách bền vững và hợp pháp!
