Tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí nào và cắt giảm ở mức độ nào thì vẫn luôn là bài toán khó của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 giải pháp tối ưu hóa đơn chi phí hàng đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà không làm ảnh hưởng đến lộ trình phát triển.
Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo,… . Doanh nghiệp được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận.
Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.
Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Các giải pháp kiểm soát chi phí
1. Điều phối công việc đúng, đủ cho nhân viên
Cắt giảm nhân sự hay yêu cầu nhân viên làm thêm giờ thực chất không phải là cách hay để kiểm soát chi phí.
Thay vào đó, chủ doanh nghiệp có thể sắp xếp, điều phối lại công việc giữa các cá nhân, phòng ban để đảm bảo họ đang có đủ khối lượng công việc và đủ thời gian để hoàn thành công việc trong giờ hành chính của công ty.
Ngoài ra, động viên nhân viên đi làm đầy đủ, hạn chế việc nghỉ phép của nhân viên bằng các chế độ khen thưởng cũng là một cách hay được nhiều doanh nghiệp áp dụng và đem lại hiệu quả cao. Các doanh nghiệp này cho biết khoản chi cho khen thưởng là kinh tế hơn so với chi phí khi để nhân viên nghỉ phép.
2. Tăng biện pháp an toàn và phòng chống tai nạn lao động
Việc này có thể gây tốn chi phí ban đầu cho doanh nghiệp nhưng bù lại doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro về chi phí thuốc thang, bảo hiểm, tiền phạt hoặc án phí khi có tai nạn lao động xảy ra. Ngoài ra, việc để xảy ra tai nạn lao động cũng sẽ khiến tinh thần và năng suất lao động giảm, mất uy tín doanh nghiệp và những phát sinh ngoài tầm kiểm soát chi phí.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin
Thay vì phải dùng rất nhiều nhân lực vào quá trình kinh doanh, sản xuất, quản lý thì chủ doanh nghiệp hãy sử dụng các sản phẩm công nghệ để giảm chi phí vận hành, chi phí nhân sự và tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí cho cách làm truyền thống.
Hiện nay, với sự phát triển nhanh và mạnh của công nghệ thông tin đã cho ra đời rất nhiều sản phẩm, giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp. Cùng với đó là sự khuyến khích của Nhà nước về giảm thiểu thủ tục hành chính, tạo cơ sở cho các doanh nghiệp sử dụng công nghệ của các nhà cung cấp vào quy trình vận hành, quản lý doanh nghiệp, từ: kinh doanh, sản xuất đến kế toán, nhân sự, thiết bị,…. Tất cả đều có thể được tối giản với sự trợ giúp của các sản phẩm công nghệ thông tin.
4. Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Việc làm này tưởng như đơn giản vì trên thị trường có rất nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp. Nhưng thực tế, để tìm được đơn vị cung cấp sản phẩm thực sự tốt với chi phí phù hợp thì không phải dễ dàng, nhất là đối với các sản phẩm về công nghệ mềm phần vì khó kiểm định chất lượng đầu vào.
Nhà cung cấp tốt không chỉ đem đến cho bạn một sản phẩm mà còn phải cung cấp được cho doanh nghiệp bạn một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ đó. Đây là điểm yếu của rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường Việt Nam hiện nay.
Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất là cần thiết bởi nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí ngay từ đầu và không phải lo lắng cũng như mất thời gian bảo hành, sửa chữa trong suốt quá trình sử dụng.
5. Theo dõi hàng tồn kho của bạn
Mức tồn kho của bạn có thể đóng vai trò quan trọng trong việc lợi nhuận tăng, giảm hay trì trệ. Nếu bạn bán sản phẩm, bạn cần học cách cân bằng giữa việc có đủ hàng trong kho để đáp ứng các đơn đặt hàng kịp thời và việc có hàng tồn kho dư thừa, điều này làm tăng chi phí và cuối cùng có thể trở thành lãng phí.
Điều này đặc biệt quan trọng, cần có những chiến lược để đạt được mức cân bằng thích hợp, có thể giữ mức hàng tồn kho thấp nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quản lý hàng tồn kho của bạn đúng cách và chi phí của bạn cũng có thể sẽ giảm.
Trên đây là những thông tin về “5 giải pháp kiểm soát chi phí doanh nghiệp cần phải biết” mà ACCPRO chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích cho công việc của mình. Nếu bạn còn thắc mắc gì cần ACCPRO tư vấn và giải đáp thêm thì đừng ngại liên hệ ngay nhé.
