Đối với những trường hợp mới thành lập doanh nghiệp thì việc sử dụng hóa đơn điện tử có phải là bắt buộc hay không ?? là câu hỏi mà trong quá trình tư vấn doanh nghiệp ACC PRO nhận được rất nhiều.
Vậy mới thành lập doanh nghiệp có phải sử dụng hóa đơn điện tử ??
Theo như thông tin nhận được thì từ ngày 01/7/2022 trở đi doanh nghiệp mới thành lập cũng như cơ sở kinh doanh khác phải sử dụng hóa đơn điện tử nhưng trong một số trường hợp phải sử dụng trước cả thời điểm này.
Tức là căn cứ vào khoản 2 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022 nhưng không nhận được thông báo của cơ quan thuế và cơ sở kinh doanh có đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử thì áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022 theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Nhưng đối với những cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư về hóa đơn điện tử được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và được cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Thông tư này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.”.
Nói một cách dễ hiểu hơn thì hộ, cá nhân kinh doanh vừa mới được thành lập mới phải áp dụng hóa đơn điện tử nếu có thông báo của cơ quan thuế cũng như có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin. Nói cách khác thì trường hợp này cũng sẽ áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022.
Lý do khi mới thành lập doanh nghiệp nên dùng ngay hóa đơn điện tử
Trên thực tế thì việc áp dụng hóa đơn điện tử thay vì đợi đến ngày 01/7/2022 sẽ mang lại rất nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp mới thành lập như:
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về hóa đơn: Vì theo tính toán sơ bộ, thì Tổng cục Thuế cũng đã chỉ ra khi cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trên 1.000 đồng cho mỗi hóa đơn, trong khi đó chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn tự in, đặt in. Tức là việc sử dụng hóa đơn điện tử chính là giải pháp tiết kiệm tới 90% chi phí hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập.
Giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình phát hành hóa đơn: Thông thường để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, kế toán thường phải thực hiện rất nhiều bước như nhập/viết tay thông tin hóa đơn. Rồi trình ký, đóng dấu rồi mới gửi hóa đơn cho khách hàng. Chưa kể trong một số trường hợp không thực hiện được vì người có thẩm quyền ký hóa đơn không có mặt trực tiếp để ký. Trong khi đó, hóa đơn điện tử được khởi tạo nhanh chóng theo danh mục khách hàng và sản phẩm, dịch vụ có sẵn nên một số hạn chế khác cũng được khắc phục như người có thẩm quyền ký vắng mặt (sử dụng chữ ký số điện tử). Thời gian khởi tạo và chuyển hóa đơn tới khách hàng chỉ mất từ 3 đến 5 phút.
Doanh nghiệp không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Vì theo như quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cũng như cơ sở kinh doanh khác khi sử dụng hóa đơn giấy phải tiến hành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng. Nhưng khi sử dụng hóa đơn điện tử kế toán không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định nữa mà chỉ cần:
– Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán hàng chỉ phải gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi hóa đơn điện tử cho người mua.
– Với hóa đơn điện tử không có mã: Người bán hàng chỉ phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế đồng thời gửi hóa đơn cho người mua.
Giúp doanh nghiệp không lo bị thất lạc hóa đơn: Không giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được lập trên máy tính hoặc thiết bị điện tử khác nên được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy được gửi cho khách hàng thông qua phương thức truyền thống có thể bị thất lạc, mất hóa đơn.
Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có độ an toàn, chính xác cao: Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế nên khó bị làm giả và kiểm tra được. Hơn nữa, hóa đơn điện tử có độ chính xác cao, xử lý sai sót cũng dễ hơn, trong khi hóa đơn giấy nếu xảy ra sai sót thường khắc phục sẽ phức tạp và kéo dài hơn. Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử làm giảm các tranh chấp liên quan đến hóa đơn.
Nếu có bất lỳ thắc mắc nào về hóa đơn điện tử bạn có thể liên hệ ngay với ACC PRO để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhé.
