Doanh nghiệp tham gia bảo hiểm là việc làm bắt buộc vì có sử dụng lao động tạo ra của cải vật chất, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nắm hết những quy định của việc tham gia bảo hiểm nhất là những doanh nghiệp mới thành lập.
4 lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp tham gia bảo hiểm cần phải nắm
Quý doanh nghiệp biết đấy, tham gia bảo hiểm là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ những quy định liên quan đến công việc này, đặc biệt là những doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Và 4 lưu ý bên dưới đây vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp tham gia bảo hiểm lần đầu:
Lưu ý thứ 1: 3 nhóm đối tượng mà doanh nghiệp nhất định phải đóng bảo hiểm
Không phải tự nhiên mà 3 nhóm đối tượng này được quan tâm hơn vì để phù hợp với công việc và đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng nhiều lao động khác nhau. Và có 3 nhóm đối tượng mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng sử dụng đó là:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng;
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương.
Không chỉ 3 nhóm đối tượng trên mà nhiều doanh nghiệp hiện nay còn sử dụng đến lao động là người nước ngoài mà theo như điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, tất cả những lao động trên đều thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc. Do đó, khi sử dụng những lao động này, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.
Nhưng trong trường hợp doanh nghiệp biết nhưng lại không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng thì bị phạt tiền từ 02 -03 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động (theo khoản 21 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP).
Chưa kể, nếu doanh nghiệp không đóng bảo hiểm cho toàn bộ lao động thuộc diện bắt buộc tham gia thì bị phạt tiền từ 18% – 20% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm và tối đa không quá 75 triệu đồng (theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 95/2013/NĐ-CP).
Lưu ý thứ 2: Khi nào thì doanh nghiệp tham gia bảo hiểm cho người lao động?
Thời điểm mà doanh nghiệp tham gia bảo hiểm lao động được căn cứ theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, theo đó trong 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động.
- Hồ sơ để doanh nghiệp tham gia bảo hiểm cho người lao động
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) của người lao động
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có)
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS)
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tại quận/huyện nơi có trụ sở công ty.
Lưu ý thứ 3: Doanh nghiệp tham gia bảo hiểm cho người lao động Phải đóng đầy đủ và đúng hạn
Đầy đủ ở đây chính là mức đóng, mức đóng này được quyết định 595/QĐ-BHXH quy định chi tiết mức đóng và trách nhiệm đóng BHXH của doanh nghiệp và người lao động theo công thức:
=> Mức đóng hàng tháng = Mức lương tháng đóng bảo hiểm x Tỷ lệ trích đóng bảo hiểm
* Mức lương tháng đóng bảo hiểm của người lao động là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác của doanh nghiệp là quỹ tiền lương đóng BHXH.
*Tỷ lệ trích đóng bảo hiểm được thực hiện như sau: Nếu đóng hàng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, doanh nghiệp phải trích tiền đóng bảo hiểm (của mình và của người lao động) chuyển cùng lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước.
Còn với doanh nghiệp đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần, chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng, doanh nghiệp phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH (áp dụng với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, hoặc khoán).
Trong trường hợp doanh nghiệp chậm đóng, đóng không đúng mức quy định hoặc đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia thì doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 12% – 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm và tối đa không quá 75 triệu đồng (theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 95/2013/NĐ-CP).
Lưu ý thứ 4: Doanh nghiệp tham gia bảo hiểm phải kịp thời điều chỉnh khi có sự thay đổi
Trên thực tế doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều vấn đề khiến doanh nghiệp phải thay đổi thông tin đóng bảo hiểm của đơn vị mình như tăng/giảm lao động; đổi tên doanh nghiệp, địa điểm đăng ký kinh doanh, mã số doanh nghiệp; thay đổi mức lương tháng đóng bảo hiểm của người lao động.
Nhưng doanh nghiệp lưu ý khi có bất cứ sự thay đổi nào, doanh nghiệp đều phải làm thủ tục thay đổi thông tin đóng bảo hiểm với cơ quan BHXH để có sự điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động cũng như chính doanh nghiệp mình.
Nếu doanh nghiệp của bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan ở trên, nhanh chóng liên hệ với ACC PRO để được tư vấn kịp thời.
